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职能流程图解惑 | 流程步骤的命名规则

 小挢流水人家 2022-02-13

<业务活动(流程步骤)> 的标准命名规则是:<业务活动(流程步骤)> 的名称应由【业务动词】和【业务对象】两部分构成。

比如,<编制生产计划> 这个 <业务活动(流程步骤)> 中,【编制】是【业务动词】,【生产计划】是【业务对象】。

不过,实践中往往很难要求流程图绘制人员完全按此规范来命名 <业务活动(流程步骤)>。

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上图所示的两条 <职能流程图> 中,每一个<业务活动(流程步骤)>都严格按照【业务动词】+【业务对象】的方式进行命名,这自然是很规范也很清晰的。但在实操中,由于 <职能流程> 的名称中往往已经包含了【业务对象】名称,所以流程图绘制人员总是会不自觉得省掉或简化【业务对象】名称。

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上图所示的两条 <职能流程图> 中,因为<职能流程> 名称中已经说明了这是两条针对不同【业务对象】的流程,一个是【一般物资年度采购计划】,另一个是【原燃料年度采购计划】,所以在流程图的每一个<业务活动(流程步骤)> 中不再重复出现【业务对象】的全称了,而是简称为【年度采购计划】甚至是【采购计划】。这样处理,虽不够严谨,考虑到正常情况下读图者能正确理解,通常就也不再强求规范了。

此时,有一个概念必须非常清晰。上图所示两条<职能流程图>中,虽然<流程步骤> 的名称完全一样,甚至这两条<职能流程图>看上去完全一样,但这绝对不是同一个<流程步骤> 出现在两条不同 <职能流程图> 中,更不能说明这是两条完全一样的<职能流程>。因为,如果采用标准的命名规范,马上可以看出这是针对两个不同【业务对象】的不同的 <职能流程>。

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上图所示的<差旅费用报销审批流程>中,左侧采用了<业务活动(流程步骤)> 的标准命名方式,同样,这是很规范也很清晰的命名方法。但在实操中,流程图的绘制人员会觉得这样描述有点单调,所以常常采用右侧所示的命名方式,省去对【业务对象】的反复描述,增加<业务活动(流程步骤)>本身包含的一些管理信息。比如,将<审核报销申请> 改为 <合规性审核>,因为即使不描述【报销申请】这个【业务对象】,读图人通过<职能流程> 名称也已经知道了。将名称改为 <合规性审核> ,会使得流程图的信息量更丰富,读图人一看就知道这个步骤主要审什么内容。同样,<审批报销申请> 改为 <团队主管审批> 则强调了这个步骤负责完成人的属性。上述处理方法,由于不会造成对流程逻辑的错误解读,通常也是被允许的。

但是,以下几种处理方式,EBPM 方法论认为是不正确的,应避免。

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第一,如上图左侧流程图所示,第 02、03步骤只有【业务动词】没有【业务对象】或其他描述。虽然【报销申请】这个【业务对象】不写也知道,但是只有【业务动词】的 “极简主义” 命名方式还是不可取的。

第二,如上图右侧流程图所示,第 02、03步骤将<业务活动(流程步骤)> 的操作说明当名称使用,将名称写成了一段话,这也是不可取的。名称还是应简明扼要,详细操作说明放到步骤说明中去描述。

综上,<业务活动(流程步骤)>的标准名称应由【业务动词】和【业务对象】两部分构成。其中【业务动词】必须要有,绝对不可以缺失。【业务对象】也不应缺失,但是,如果在<职能流程> 名称中已经说明了【业务对象】,在<业务活动(流程步骤)> 名称中不再重复描述,而是描述一些其他管理信息,也是可以的。另外,只有【业务动词】或者只有【业务对象】都是不正确的;将<业务活动(流程步骤)> 的名称写成操作说明,也是不可取的。

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