项目干系人管理十大管理第八季 干系人管理 项目干系人管理
项目干系人管理基础项目干系人的重要性项目干系人管理是指对项目干系人需求、希望和期望的识别,并通过沟通上的管理来满足其需要、解决其问题的过程。项目干系人管理能够带来以下好处。 (1)将会赢得更多的资源,通过项目干系人管理,能够得到更多有影响力的干系人的支持,自然会得到更多的资源。 (2)快速频繁的沟通将能确保对项目干系人需要、希望和期望的完全理解;从某种意义上来说需求管理是项目干系人管理的一部分。 (3)能够预测项目干系人对项目的影响,尽早进行沟通和制订相应的行动计划,以免受到项目干系人的千扰。 项目干系人管理的主要内容1、项目干系人分祈:识别出项目的干系人,并对干系人的兴趣、影响力等进行分析,理解关键项目干系人的需要、希望和期望。 2、沟通管理:根据项目干系人分析的结果,制订相应的沟通计划;并予以执行。3.问题管理:对沟通过程发现的问题,记录,并采取行动进行解决。 项目干系人的管理依据1、项目管理计划 2、沟通管理计划 3、组织过程资产 项目干系人管理过程1、识别干系人 2、规划干系人管理 3、管理干系人 4、控制干系人参与 识别干系人1、识别能影响项目决策、活动或结果的个人、群体或组织,以及被项目、活动或者结果影响的个人、群体或者组织,并分析和记录他们的相关信息的过程。这些信息包括他们的利益、参与度、互相依赖、影响力及对项目成功的潜在影响。 2、识别干系人:输入 1)项目章程 2)采购文件:如果项目是某个采购活动的结果,或者某个已经签订的合同,那么合同各方都是关键的项目干系人。 3)环境因素 4)组织过程资产 3、识别干系人:输出 规划干系人管理1、基于干系人的需求、利益及对项目成功的潜在影响的分析,制定合适的管理策略,以有效调动干系人参与整个项目生命周期的过程。 2、规划干系人管理:输入 1)项目管理计划 2)干系人登记手册 3)事业环境因素4)组织过程资产 3、规划干系人管理:输出 1)干系人管理计划 (1)关键干系人的所需参与程度和当前参与程度。 (2)干系人变更的范围和影响。 (3)干系人之间相互关系和潜在关系。 (4)项目现阶段的千系人沟通需求。 (5)需要分发给干系人的信息。 (6)分发相关信息的理由,以及可能产生的影响。 (7)向干系人发送信息的频率和时限。 (8)随着项目的进展,更新和优化干系人管理计划的方法。 2)项目文件更新 管理干系人1、在整个项目生命周期中,与干系人进行沟通和协作,以满足他的需求与期望,解决实际出现的问题,并促进干系人合理参与项目活动的过程。此过程的作用是帮助项目经理提升来自干系人的支持,并把干系人的抵制降到最低,从而显著提高项目成功的机会。 2、管理干系人参与包括以下活动。 (1)调动干系人适时参与项目,以获得或确认他们对项目成功的持续承诺。 (2)通过协商和沟通管理干系人的期望,确保项目目标实现。 (3)处理尚未成为问题的干系人关注点,预测干系人未来可能提出的问题。需要尽早识别和讨论这些关注点,以便评估相关的项目风险。 (4)澄清和解决已经识别出的问题。 3、管理干系人:输入 1)干系人管理计划 2)沟通管理计划 3)变更日志 4)组织过程资产 4、管理干系人:输出 1)问题日志 2)变更请求 3)项目管理计划更新 4)项目文件更新 5)组织过程资产更新 控制干系人参与1、全面监督项目干系人之间的关系;调整策略和计划,以调动干系人参与的过程。本过程的作用是,随着项目进展和环境变化,维持并提升干系人参与活动的效率和效果。 2、控制干系人参与:输入 1)项目管理计划 2)问题日志 3)工作绩效数据 4)项目文件 3、控制干系人参与:输出 1)工作绩效信息 2)变更请求 3)项目管理计划更新 4)项目文件更新 5)组织过程资产更新 项目干系人管理的技术和工具1、干系人分析 干系人分析是系统的收集和分析各种定量与定性信息,以便确定在整个项目中应该考虑哪些人的利益。通过干系人分析,识别出干系人的利益、期望和影响,并把他们与项目的目的联系起来。干系人分析也有助于了解干系人之间的关系,以便利用这些关系来建立联盟或者伙伴合作,从而提供项目成功的可能性。在项目的不同阶段应该对干系人施加不同的影响。 干系人分析的步骤如下。 (1)识别干系人及其相关信息。 (2)分析干系人可能的影响并把他们分类和排序。 (3)评估干系人对不同情况可能做出的反应,以便制定相应策略对他们施加正面影响。 (1)权利/利益方格。根据干系人的职权大小和对项目结果的关注(利益)程度进行分类。 (2)权利/影响方格。干系人的职权大小以及主动参与(影响)项目的程度进行分类。 (3)影响/作用方格。干系人主动参与(影响)项目的程度及改变项目计划或者执行的能力进行分类。 (4)凸显模型。根据干系人的权力(施加自己意愿的能力)、紧迫程度和合法性对干系人进行分类。 3.会议 4.分祈技术 (1)不知晓。 (2)抵制。 (3)中立。 (4)支持。 (5)领导。 可在干系人参与评估矩阵中记录干系人的当前参与程度。 5.沟通方法 6.人际关系技能 7.管理技能 8.信息管理系统 补充建议学的考点:1、沟通模型,注意噪声和反馈 2、阻碍有效沟通的因系∶
3、常用的沟通方式的优缺点或特点介绍如下: 4、沟通的原则: (1)沟通内外有别 (2)非正式的沟通有利于关系的融洽 (3)采用对方能接受的沟通风格 (4)沟通的升级原则 (5)扫清沟通的障碍 5、如何召开一个高效的会议: (1)事先制定一个例会制度。 (2)放弃可开可不不开的会议 (3)明确会议的目的和期望结果 (4)发布会议通知 (5)在会议之前将会议材料发到参会人员 (6)明确会议规则 (7)会议结束前要总结、提炼结论,要有会议纪要。 (8)做好会议的后勤保障工作 6、在进行沟通过程中,要根据沟通目标、参与者的特点选择适合的沟通方式。一般沟通过程所采用的方式分为以下几类: 参与讨论方式、征询方式、推销方式(说明)、叙述方式。 从参与者(发送信息方)的观点看,参与讨论方式的控制力最弱,随后逐步加强,以叙述方式的控制力最强。从参与者(发送信息方)的观点看,其他参与者的参与程度恰巧相反,也就是讨论方式下参与程度最高,然后逐步减弱,以叙述方式下参与程度最弱。 在发送方自认为已经掌握了足够的信息,有了自己的想法且不需要进一步听取多方意见时,往往选择控制力极强、参与程度最弱的“叙还万式m;其次,逃件择“讨论方式”或者“征询方式”有限,没有完整成型的意见,需要更多的听取意见时,一般选择“讨论方式”或者“征询方式” |
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