文件及文件夹管理规范

同一文件夹下：

• 文件命名规则：
  1. 命名结构：  优先级符号+文件分类词+文件命名词+关键属性词+文件作者+日期+版本号+.文件后缀
  2. 示例：工作-XX项目-需求文档_【XX产品需求规则说明书】_20210130_v1.2_新增6.4节内容.pdf
  3. 字段描述：优先级符号：
     1. Window文件名排序规则：可参考这篇文章：http://www./article/2020/03/2903/2210062944154.html
     2. 个人习惯：001/002/003——标注重要的文件，文件按照名称排序；
     3. 此项适用于文件过多情况下。

  4. 文件分类词：

     1. 工作类、学习类、娱乐类等；
     2. 也可采用多层级文件夹分类，此处文件分类词可忽略。
     3. 词性：'名词’形式；
     4. 注：'动词’属于文件夹创建的过程，不建议采纳。
  5. +文件命名词：
     1. 说明：文件命名词考虑主关键字，相当于在文件名上做简单的打标签处理，比如'工作总结’,'需求说明’；
     2. 目的：减少思考成本，直观看到具体内容。
  6. +关键属性词：
     1. 对文档关键内容打标签处理，用于查找、备注使用，比如'新增6.4节内容’；
     2. 同类关键词采用'-’分割；
     3. 不同类关键词，采用下划线'_’分割；
     4. 重点关键词，按需采用'【】、[]’加粗。
  7. +文件作者：可有可无。
  8. +日期：
     1. 说明：一般为文件终稿日期，按需填写开始日期，比如'20210419-20210420’。
  9. +版本号：
     1. v1.0、v1.5等，小版本迭代在'.’后改变数字；大版本迭代在 '.’前改变数字；
     2. 日期当天如果存在多版本修改，可采用V1、V2区分，后续定稿再补充具体文档版本。
  10. +.文件后缀；

 

• 版本管理：
  1. 文档修改版本过多，不宜在正文中编写版本管理内容（比如给客户的说明文档），可按需采用execl表格进行版本管理（字段）：序号、文件名（包含日期）、更新内容；
  2. 【过程文件】文件夹：存放已修改、旧版本的文件，可保证外侧文件夹仅保留最新版文件；
  3. 【参考文件】文件夹：存放编写文件中需参考的其他文件，可在自建文件定版后再移至此文件夹存档；
  4. 【历史文件】文件夹：存放历史版本的文件，以备后续回退版本之需。

 

不同文件夹间：

• 文件夹命名规则：

1. 命名结构：优先级符号+文件分类词+文件命名词+开始日期+结束日期
2. 示例：工作-XX项目-需求整理_20210130_20210420
3. 字段描述：
   1. 优先级符号：
      1. Window文件名排序规则：可参考这篇文章：http://www./article/2020/03/2903/2210062944154.html
      2. 此项适用于文件过多情况下。
      3. 个人习惯：
         1. 已处理完毕的文件，应该放在合适的文件夹当中，因此不作特殊符号的标注。
         2. @@--可标注进行中的文件或文件夹，完成后需要归类；
         3. 001/002/003——标注重要的文件夹 ；
   2. 文件分类词：
      1. 工作类、学习类、娱乐类等，比如'XX项目’；
      2. 根据个人习惯建立具体分类，形成个人【文档分类体系】，这里放我的样例，仅供参考。
   3. +文件命名词：
      1. 说明：文件命名词考虑主关键字，相当于在对文件夹内容概况汇总，比如'XX数据测试集’,'XX需求整理’；
      2. 目的：减少思考成本，直观看到具体内容；
      3. 同类关键词采用'-’分割；
      4. 不同类关键词，采用下划线'_’分割；
      5. 重点关键词，按需采用'【】、[]’加粗。
   1. +开始日期：
      1. 此文件夹创建日期。
   2. +结束日期：
      1. 此文件夹结束存档日期，如果是项目类文件夹，可用于项目执行周期备注使用。

 

• 版本管理：
  1. 文件夹层数最好不超过3层，过多层级不利于查找记忆；
  2. 如果过多，可在文件分类词中多列级别，比如'工作-XX项目-需求文档’。