干部人事档案利用的程序

   2022年   

中国档案管理培训网

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2022/4/14

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干部人事档案利用的程序

干部人事档案的利用工作，一方面是向利用者提供优质高效的服务，另一方面也必须确保档案实体和档案信息的安全。因此，干部人事档案的利用必须具有一定的手续，同时利用的手续必须简便易行，不能过于烦琐。由于档案利用的内容和方式不同，在实际提供档案利用服务时，应该根据不同的情况履行不同的程序和手续。

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（一）提供查阅的程厅

首先，利用者按要求详细填写查档介绍信，介绍信中应写明查何人档案、内容和理由，摘抄或复制档案材料的要说明理由。介绍信上须有利用单位领导签字，并加盖公章。

表1  查借阅干部档案介绍信存根

表2  查借阅干部档案介绍信

说明：凡因入团、入党、入学、参军和出国等进行政治审查，不能查阅其父母和其他亲属的干部人事档案，应按《关于调查证明材料的规定》办理。

其次，干部人事档案管理部门的审核和批准。要审查其查阅档案的理由是否充分，利用范围是否相符，手续是否齐备。

再次，正式查阅。在验明查阅者的目的和身份无误后，将有关档案登记后交给利用者。查阅完毕后，将档案清点、收回、上架。

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（二）提供外借的程序

干部人事档案的外借可以参照《干部人事档案工作条例》第三十三条的有关规定：“干部人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位应当履行审批手续，在规定时限内归还，归还时干部人事档案工作机构应当认真核对档案材料。”

提供档案外借的程序：

（1）借用干部人事档案的单位提供手续完备的借阅档案申请。

（2）干部人事档案工作机构审核借阅理由和借阅范围，经主管领导批准后方能利用。

（3）对外借档案进行登记，并规定归还日期。

（4）在归还外借的档案时，必须认真检查清点，确认无误后，在外借登记册上及时注销。

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（三）出具档案证明的程序

（1）提供出具档案证明的申请，说明出具档案证明的理由和目的。

（2）档案管理部门根据有关规定和利用者的需要，开具档案证明。

（3）档案证明材料经领导审阅，并加盖公章。

（4）档案证明材料登记后给利用者。

END

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