|
优质高效的会务组织保障，是会议圆满成功的前提条件和重要保证。江西省第十五次党代会面临会期压缩、疫情防控、闭环管理、工作人员大幅压减等多重压力，省委办公厅以“作示范、勇争先”的昂扬斗志，对标最高、聚焦最好、锚定做优，“赣劲十足”做好省党代会服务保障工作。 结合新的形势要求，对大会及各代表团会场、代表住地等进行前期摸底调研，全面掌握情况，谋划拟制总体预案和大会秘书处机构设置方案。
编印《党代会会务工作资料汇编》，细化工作方案和责任分工，确保职责明确、分工清晰，按章办事、规范运行。根据工作职责，会务组内部成立综合会场、信息化等小组，各小组分别明确1名厅领导和1个处室负责，确保事有专管之人、人有明确之责。制定工作进度安排表、会议活动清单、文件资料清单、会场检查清单、困难问题台账，对已确定的事马上办，可预见的事尽量往前赶，未明确的事提前做预案。会场住地、信息平台、签到系统、文印设备等提前1个月准备就绪，为后续优化完善、应急应变留有余地。把每一个步骤、每一个环节、每一个细节想周全、做深入、办细致。日程设计方面，精准对标有关要求，统筹各类各次会议，精心编排设计日程安排，做到每一次会议都有细化方案、每一项议程都有专项措施、每一个环节都有专人负责，确保环环相扣、无缝衔接、高效有序。会场保障方面，对会场布置、灯光音响、话筒音效、座次安排、互动点位、直播方位等进行清单管理，反复检查调试，从代表感受、现场效果、新闻画面等方面，“跳出会务看会务”，进行全流程演练，力求达到最高标准、呈现最佳效果。文件印制方面，提前梳理大会所需的文件总清单，制定《大会文件印发、管理和清退办法》，每天列出当日文件印制分发清单，确定次日印发文件的办理安排，做到每份会议文件都提前掌握、提前校核、提前编号、提前备印，确保零差错、零延误。代表服务方面，精心制作详尽的大会须知和集所在代表团、会场、食宿、乘车、工作人员等信息于一体的大会服务卡，全程提供参会提醒短信服务，各代表住地安排1位现场总联络员，选配代表团“专属联络员”，全程提供精准服务，设立24小时值守的大会值班室和文印点，做好全方位、全天候的服务保障。坚持以待发应突发、以备变应万变，快速响应、周密部署，有效应对各种不确定因素。在面对大会开幕时间调整、会期进一步压缩的挑战时，坚持程序不少、环节不减、标准不降，通过精推细研、反复论证，对大会日程、大会各次会议安排等重新进行精细设计，充分利用好晚上时间，相应调整所有会议活动方案，保证大会高效有序进行。比如，在某市突发疫情时，迅速调整该市代表团原定参会安排，另选住地进行单独闭环管理，对其参加会议、文件发放等进行细致对接，确保同步安全顺利参加大会。坚持强化底线思维、问题导向，察于未萌、止于未发、未雨绸缪，确保万无一失。做好风险排查和防控，全面深入排查各环节、各岗位的问题隐患，梳理形成须防范的风险点，提前做好预防控制、检查演练，切实把风险隐患消灭在萌芽状态。加强保密教育和管理，压实各代表团保密主体责任，给每位代表印发保密工作须知、发送保密提醒短信，及时精准做好文件清退，做好主会场和各代表团住地会场安全保密措施，牢牢守住安全保密防线。坚持把创新作为不竭动力，与前期换届省份沟通交流，博采众长、与时俱进，使会务服务呈现多个“第一次”。比如，第一次采用人脸识别系统签到和统计参会情况，扫描二维码获取大会有关信息，推送个性化信息，提供查询服务，大幅提高会议服务效率；第一次在闭幕会上配合播音员播报同步播放决议PPT，提升会场效果；第一次实行大会报到“一站式”服务，采取代表签到、核酸查验“双线并行”，文件材料、证卡餐券提前装袋，做到即到即领即走等，为实现“组织最好、要求最高、纪律最严、会风最正”效果提供坚实保障。
|
