这里就明确了三点：一是能作为文书档案保存的必需是有保存价值或者说是有查考利用价值的文件；二
是只适用于文书档案，至于科技、会计、声像及其他专门档案则按国家有关规定执行；三是只适用于各
种纸质文件材料。《归档文件整理规则》只适用于文书档案，非纸质载体材料的文件无法按《规则》规
定的要求和方法进行整理。
7、归档文件的整理基本原则：【考期：1810】☆☆☆
（1）遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。文件在形成过程中总有其自身的规律，每一个
机关，在工作活动中形成的文件材料，记述和反映了这个机关的全部活动和全部历史。
（2）区分文件的不同保存价值。文件的保存价值是由文件本身固有的内在的各种因素决定的，文件内
容的重要程度不同，所起的作用不同，保存价值也就不同。
（3）便于保管和利用。便于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的
重要标准。
8、推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应当做好以下几个方面的工作：☆☆
（1）更新观念，增强改革意识。
（2）提高人员素质。
（3）加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。
（4）注意新旧整理方法的衔接。
9、编制归档文件目录的意义【考期：1904】☆☆
依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录是归档文件整理工作的重要内容，也是其他各种编目工
作的起点和基础。通过编目，可以实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案整理工作的
开展提供基本条件。
10、归档文件的分类☆☆
归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面
的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。
（1）按年度分类。年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用得
最广泛的一种分类方法。跨年度的会议和案件等形成的文件材料，分类时，会议文件材料归入闭幕年，
案件等文件材料归入闭幕年。
（2）按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同一
年度的归档文件按永久（50年以上）、长期（15—50年）、短期（15年以下）三种保管期限分类。
（3）按机构（问题）分类。机构（问题）分类法是指将文件按其形成或承办机构（问题）进行分类。
（4）几种分类方法的结合运用。在实际工作中，当归档文件较多时，分类工作需要分层进行，单纯采
用一种分类方法的情况是比较少见的，一般是将几种方法结合起来使用。
11、归档的文件在质量上应符合的要求：☆☆☆
（1）应归档的文件材料齐全、完整；
（2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；
（3）归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。
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