不可忽略的小细节之公文“文号”

陕投水电小伙伴，大家好! 公文文号即发文字号，顾名思义，也就是文件的顺序编号。本期“公文处理的那些事儿”就和大家聊聊公文文号容易被忽略的小细节。

2012版《党政机关公文处理工作条例》规定“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号”，该规定明确了公文发文字号的组成内容及排列次序，即“发文机关代字+年份+发文顺序号=发文字号”。

2012版《党政机关公文格式》对发文字号的格式也做了规定，“编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。”

示例：以公司名义制发的2020年第18号文件。

那么问题就来了，是不是所有文件的发文字号都应遵循以上规定呢，有没有例外？

小编就发现了一类文件的发文字号只有顺序号，且在顺序号前加有“第”字。

不错，有一种文件是和以上规定不一致的，那就是纪要。公司系统纪要包括办公会纪要、周例会纪要、专题会纪要等，因其有特定格式，所以其发文字号一般只需标明发文顺序号（格式为“第+发文顺序号+次”）。在国家党政机关中，还有一类文件和纪要情况相似，那就“命令（令）”，如国务院令“第638号”。“令”的发文字号也是只需标明发文顺序号。

在日常公文处理过程中，我们也偶尔见到公文文号编排不规范的情况，在此，小编特别提醒小伙伴们，一定要严防出现以下错误。

01

发文字号标注不规范，如非纪要文件，前面加“第”，有虚位，以“[ ]”代替“〔〕”等。

02

发文字号标注位置错误，如与分割线重合或与分割线过远，上行文的发文字号居中等。

03

发文字号中的年份与成文日期不一致，如发文字号中的年份是“2020”，而成文日期是“2019年12月29日”。此种情况是公文签发是在上年底，而编发文字号在第二年初。发文字号年份应以成文日期的年度为准。

小伙伴在日常工作生活中或多或少都接触了各类文件，见到过各种文号，小编想问大家一个问题，公文文号有什么作用，为什么要编排文号？

本期内容到此就结束了，大家在日常工作中还遇到过公文处理的哪些问题？或者有哪些困惑？欢迎联系我们（[e-mail]），小编将这里继续与诸君共同探讨公文处理的那些事儿。

文末彩蛋——小编解答

公文发文字号主要有以下五方面作用：

1

便于发文单位及时将所发出公文进行登记、发出，同时也便于统计发文的数量。只要查一下发文字号，很快就知道共发了多少文件。

2

便于收文单位根据收文的发文字号的机关代字进行分类登记、传阅、批办、分办等。

3

便于对公文进行引用和查询。公文的发文字号，就是该文件的代号，根据发文字号可迅速查到所需文件，极为方便。

4

便于立卷归档。依据发文字号的机关代字、年份、序号进行分类，既便于立卷、归档，也便于保管和利用。

5

便于文书部门对公文进行计算机管理。计算机是办公自动化的重要设备之一，根据科学而系统分类所确定的发文字号，能利用计算机对其进行编类、录入、储存，便于查找利用，提高效率。

供稿：曹学州

编辑：陈衡

审核：杨心悦

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