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一提起开会，大多数人都会感到头疼，原因是开会的效果经常不尽如人意，没有起到应有的作用。那么，高效的团队会议究竟该怎么开？下面的方法值得借鉴。 拒绝低效会议 01 突然袭击的会 下面这个场景对很多人来说都不陌生。当你刚到办公室在自己的工位坐定，正等待电脑开机界面的出现，突然传来同事的喊声：“小张，领导叫你开会！”在没有通知、没有准备的情况下，你就被叫到了会议室。 会上，领导问你：“小张，你们部门下周能不能完成A工作？”你会怎么回答呢？“……我得和某某确认一下，他具体负责这件事，我会后给您答复吧！”这样的回答既没有价值，又浪费时间。当然这也不能全怪你，因为突然袭击的会，没有提前通知你要讨论的事情。 02 替别人开的会 可能你也有过以下类似的经历。领导突然找你： “小张，替我去听个会吧，就现在，在第三会议室，我这会儿有急事走不开。”你只好拿着本和笔，替领导出席这个会议。试问，如果在这个会上需要你表态、答复、决策，你该怎么办呢？你当然对自己的身份有着清晰的定位，所以你只能这样说：“我回去把相关情况汇报给领导，由领导决定吧！” 03 与自己没关系的会 与自己没关系的会最让人抓狂。你被叫去开会，可从头听到尾，你和这会没有什么关系，还有一大摊子活儿等着你干，但看看身边各位参会的同事，特别是讲在兴头上的领导，你能站起来就走吗？有的人也可能会掏出手机设个闹铃，当手机震动后，假装来电话，然后一边压低声音接电话，一边得体且不失礼貌地“逃”出会议室。 高效会议组织原则 组织召开一个高效的会议其实并不难，只要遵循下面几个原则，会议就一定能发挥它应有的作用和价值。 01 召开会议要谨慎 会议是一种最正式、最严肃的沟通方式。开会的目的是针对某个特定的问题，通过多人集中讨论、消除分歧，最终就特定问题的应对策略达成一致意见，让问题得到解决。因为要讨论，再小的会议也会涉及多人，开会不但要使用场地、消耗时间，还要中止参会人员的正常工作，这个代价很大。所以，除非必要，否则不要开会。 02 做好会前通知工作 针对那些必须要通过会议的形式才能解决的问题，你作为会议的发起者，要有明确的会议主题和议题，并至少提前一天通知所有参会人员，给大家留出必要的准备时间。 会议主题最好只有一个，会议的议题也就是要具体讨论的内容，尽量控制在3~5个以内。因为议题太多，超出参会人员的精力允许范围，就会出现议而不决的情况。 除了主题和议题，在会议通知中，还要明确说明会议的具体开始时间、结束时间、地点、所有参会人员的姓名。并且要特别注意，只邀请那些与会议内容直接相关的人参会，人数最好能控制在5~9人的规模。 如果确实有人因故无法出席，除非他能安排全权代表，否则尽量推迟会议（ 实际上，除了个别客观条件制约，当前被广泛应用的各种多媒体技术都可以满足让不同地理位置的人方便参加会议的需要）。 03 严格控制会议时间 管理者务必要严格控制会议的时间，按时开始，按时结束，不拖延。开会迟到是典型的“小节大恶”，管理者自己必须带头杜绝，没有任何借口，必要时要和严肃的考核制度挂钩。 另外，在发言、讨论时切忌跑题，这很容易导致超时。管理者自己作为会议的主持人，要严格监督和控制会议的进程。 笔者曾经服务某家企业，所在事业部每半年要召开一次总结会，市场、技术、交付、平台等职能部门都要对半年来的工作进行总结和规划。 为了控制会议时长，领导提出明确的发言时间要求，每个部门负责人只有10分钟的时间，有专人负责计时，到9分钟时会给出提示，时间一到，必须结束发言。 正是因为有了这个规定，该企业每次的会议都能将时间控制得比较好，一定程度上也确保了会议应有的效果。 04 要有专人负责会议记录 很多人开会都习惯带个本和笔，还有人抱着笔记本电脑参加会议。然而，高效的会议不需要每个人都记录，开会的价值在于参会人员彼此间的讨论、互动，而不是自己忙着记录。 确实有需要，一页纸的内容足以作为自己发言的提纲。如果需要使用投影仪， 也可以将文件拷贝到公用电脑上，以避免手中的电脑让自己分神。 高效的会议需要专人做好记录，记录每个人发言的要点，特别是他们针对讨论问题给出的观点、答复、承诺，这些重要的信息是会议纪要的核心内容。但仅用白纸黑字记录下来还不够，每个参会人员还需要在会议纪要文件上签字，以表示承担相应的责任。 只有将他们的观点、承诺转化为严肃的责任，才能真正引起参会人员的重视，才能确保会议的目的按预期达成。 两点注意事项 （1）对于突发的、紧急的会议，需要在短时间内获得结论、解决问题，这种会最好到小型会议室去开。科学研究显示，人在相对狭小的空间里会感受到来自环境的压迫感。 这种压迫感能让人在相对短暂的时间内精神高度集中，大脑快速思考，减少思路分散、跑题的情况。 （2）如果是比较复杂的、需要多个部门相互协调的问题，请一定先别忙着开会，因为牵扯到多方利益，很难让大家在公开的会议上顺利达成一致意见，最常见的结果就是议而不决或推诿扯皮，这样的会即使反复开也不一定达到让人满意的效果。 遇到这种情况，管理者应该以各方利益的协调人身份，提前采取私下接触、逐一沟通、分化瓦解、各个击破的策略。在正式场合无法作出的承诺和让步，在非正式场合中却有可能达成共识。 要注意，当各方私下分别接受条件后，才是开会的好时机，这样才能通过严肃的会议方式，将私下的共识以公开、正式的方式确认下来。 结 语 组织或参加各种会议，本身就是管理工作的重要组成部分，管理者掌握并践行正确的认识、方法和原则，就能让会议真正成为解决工作中各种难题和冲突的有力工具。
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