 一、时间管理是一项必做的工作 你在生活中是不是有手忙脚乱的时候？ 比如，早上到办公室，打开电脑发现好多工作上的消息。这些消息，有可能来自于上司、外部客户、下属、跨部门同事等等。你会怎么安排处理这些消息呢？ 如果这些信息你还没有处理完，你的下属就来找你汇报一个工作，跟你聊一下项目的推进，紧接着可能又有几个会议等着你，这些会议你又不能不开，怎么办？ 上午只有三、四个小时，非常宝贵，你通常又是开会，又是沟通，又是处理信息。 等你好不容易忙完了，到了下午，你要拜访客户或者一些重要合约需要你去推进，于是你又开始了下午的忙碌工作。 等你把下午的工作忙完之后，已经到了下班的时间。一天下来，你发现还有很多信息在找你，等你去处理。 所以，你的工作时间通常不够用，你经常需要加班。 我们把上面这些归为一个话题——时间管理。 如果把时间管理再向深一层挖掘，是什么呢？是精力管理，或注意力管理，即哪些信息是你要优先注意到的？哪些是可以往后放一放的？ 很多人时间没管理好，是因为注意力没有管理好。 如果我们没有管理好注意力，就会出现问题。比如说吃饭不规律，睡眠不充足，精力跟不上，身体出现问题。 所以，你的时间、注意力管理不好，会影响你的能量管理、健康管理。 甚至我们再往深一层挖掘，你是不是也没有足够的时间陪家人、谈恋爱、旅行、阅读、锻炼？ 你会发现，因为没有做好时间管理和注意力管理，不仅导致了你的能量问题、健康问题，还影响了你的家庭生活，自我修养的提升等等。 鉴于以上这些问题，我们就来聊一聊工作和生活有什么样的高效原则。 二、怎样摆脱时间不够用的窘境， 做高效能的时间管理者？ 如何解决忙碌的问题？我先给大家推荐一本书《卓有成效的管理者》。 书中讲了在工作中如何善用时间。 德鲁克在这本书中，提出了一个非常好的观点。他大意说道，要成为一个有效的管理者，你必须要有大块的时间可供利用。 如果你的时间都是支离破碎的，即使你把这些支离破碎的时间都用起来，也不能成事。 你必须想办法先拥有一整个大块的时间，然后再去处理一件事。 德鲁克告诉我们，但凡涉及到人的工作，只花几分钟去沟通是根本不会有什么成效的。 你要把任何一件事情说明白，都需要一整块时间。那些认为5分钟、10分钟就可以跟同事聊完一个工作计划的人，不过是在自我欺骗罢了。 有些人把日常工作安排得很碎、很满，并且以此为傲。 他们看起来处理了很多事，但实际上也许根本就没有把任何一件事情说清楚、想清楚、做清楚，导致大家在理解上不同，行动上也就不一样。 1.诊断自己的时间 德鲁克说，先诊断自己的时间。 很多人并不了解自己的时间花在了哪里，不信你现在打开手机看一下你的屏幕用时统计数据，你会惊讶地发现，自己竟然在手机花了这么多时间。 要了解时间花在哪里，首先要学会记录自己的时间。 管理者把时间记录表里那些没有成效和浪费时间的活动找出来，尽最大努力把它们砍掉。为此，要回答几个诊断问题。 第一，针对时间记录表上的所有活动，问自己一个问题：“这件事如果完全不去做，会产生什么后果？”如果答案是“什么后果也不会有”，那么显然管理者就要停止做这件事。 比如你做了时间记录，一天结束时查看自己的时间用在了哪里，发现有一些无关紧要的事情，比如刷抖音等，就可以砍掉不做。 你还可以提前规划下一周的事情。按周记录，然后按周去看自己做过的事情。 第二，看着自己的时间记录，然后回答一个问题：“我的时间记录表上哪些活动，是别人同样可以做好，甚至做得更好的？” 别人可以做好，管理者就把这项工作授权别人去做。 有时候，大家觉得分工授权好像是一种任务分派，并不是。授权是我们拿走各自更擅长的事情去做。 第三，问诊，管理者需要思考自己在某件事情上的投入是不是不够，导致了对他人时间的浪费。 比如开会，明明可以一小时开完的会，为什么开两个小时？是这件事情的沟通方式没有做好，还是复盘的方向不正确？ 开会还有个痛苦的事情，就是做会议笔记。会议笔记不是开会的时候做，而是开会前就要做。 会议笔记怎么做？ 比如会议主题是什么？参与者是谁？计划开多长时间？会议中有哪几个模块等等。 我的《笔记侠高效能笔记》课里专门有一节讲了如何做会议笔记，看完那一节课，你就可以做出一个不错的会议笔记出来。 扫码学习高效能笔记法↑↑↑ 德鲁克说，诊断自己的时间活动后，要开始精简浪费时间的活动。 浪费可耻，浪费时间更可耻。我们有意义的人生中有多少时间被浪费掉了？ 每花一份时间的时候，都要思考这个时间是不是花对了，毕竟古人也说：时不我待，只争朝夕。 接下来我们思考，如何精简浪费时间的活动？ 德鲁克指出了4点。 ① 管理者要识别因为缺乏体系或者远见而浪费时间的活动 在工作中，比如有一些问题重复出现，有一些“危机”重复发生，背后是什么？一定是疏忽、是懒惰、是不在意的结果。 为什么会疏忽和懒惰？往深处挖掘，你发现这是一个体系上的问题，可能是组织结构有问题，可能是职位分工有问题，可能是事件处理流程有问题。 所以一些时间的浪费，可能是我们组织缺乏体系或者远见，缺乏对背后原因的思考。 德鲁克说，一个管理良好的组织其实是一个“无趣”的组织。 什么叫无趣的组织？无趣的组织在平时就把一些基本问题解决了，他们不会有鸡飞狗跳的时候。 ② 时间浪费常常是因为人员过剩 为什么今年很多公司在做人员优化？ 因为很多企业的业务在做调整，业务调整的时候，你不让一些人留在企业，不只是钱的问题，而是人太多会导致处理一件事的效率降低。 人员过剩，会导致我们越来越多的时间拿来交流，而不是用来工作。 德鲁克在书里举了一个例子： 一年级的算术老师出过这样一道题，“两个人挖一条沟，需要挖两天，四个人挖一条沟，请问用几天？” “一年级学生的正确答案，当然是一天。但是在管理者的眼中，正确答案可能是四天甚至是永远。” 我看了这个例子后，我深深地点了一个头。 相对于任务来说，人手太少，工作就算能完成，质量也会打折扣。但是普遍情况是人太多导致有效性差，因为越来越多的时间用于交流，而不是用于工作。 我经常给我女儿讲一个故事，她现在已经把它当笑话听了。 一开始山上有座庙，庙里有个老和尚，老和尚带着个小和尚，一个小和尚挑水喝，两个小和尚担水喝，三个小和尚水不够喝。 这种故事能存在，一定有它的道理。 在一个精干的组织里面，一个人完成一件事情，他自我说服就可以了。如果两个人，他要说服对方。三个人，他要说服两个人。 因此，精干的团队中，每个人反而会有一个足够大的空间，不会动不动就发生冲突，不需要在工作时不停地解释。 所以，正确的做法是什么？ 能够每天创造贡献跟成果的人，才留在公司里。 如果一个人在公司里面偶尔创造成果，德鲁克认为可以把他变成付费专家、咨询顾问来合作。 ③ 组织结构缺陷，导致时间浪费 什么是组织结构的缺陷？其中一个表现就是会议太多。 德鲁克说，会议是必须要开的，因为某项任务需要不同职位的人配合才能完成，处理某个情景所需要的知识和经验，不是装在某一个人的脑袋里，要把多个人的经验和知识汇聚在一起。 为什么说开会太多是个问题？ 德鲁克做了一个计算，如果你在开会上的时间超过了1/4，表面上你看到今天1/4 的时间用来开会了。 真实情况是，你后面往往还要花更多的时间去开小会，对会议中讨论的事情进行落实，这样你实际开会的时间可能就变成 2/4 了。 还有一种情况，开会没有流程，信马由缰，最后让大家对会议产生厌恶，不能形成有效沟通。失败的会议带来更多、更长的会议。 通用汽车有一位 CEO 给我留下了很深的印象，他答应跟团队开半小时会，就是半小时，半小时没有开完，他转身就走了。你想和他继续开会，就要重新跟他约时间。 一个人人总是在开会的组织，便是一个无人做事的组织。看看你的时间记录，只要发现会议泛滥，开会的时间超过了1/4，那就说明这个组织的结构存在缺陷。 哪些缺陷？德鲁克分析道，可能是职位结构的问题，可能是部门设计不合理，还有可能是本该某个人或者某个部门牵头完成的工作分散到了多个部门，多个岗位。 这些情况说明责任分散，而且信息没有送达实际需要的人手中。 ④ 信息功能的失灵，导致时间浪费 什么叫信息功能的失灵？比如，开会没有会议记录的格式。 因为格式不正确导致时间的浪费，更糟糕，更没有必要。 3.集中可自由支配的时间 最后，德鲁克讲到要集中可自由支配的时间。 等你把那些浪费时间的活动彻底精简掉以后，可能发现自己不那么忙了。如果你不忙了，从零开始面对你的工作，应该怎么做？ 集中可自由支配的时间，然后完成一件事。 时间支离破碎，便全无用处。 要有大块的时间去计划一件事，要有大块的时间加以实践，还要有大块的时间做复盘。 多长才算是大块的时间？三小时，三天，三个月，还是三年？ 我给你一个建议，把一周作为一个大块的时间。你在一周内持久有耐心地做一件事情，到周末再回头加以审视和复盘本周的用时情况和完成情况。 德鲁克说他见过一些很有成效的管理者，他们总是有清单，而且通常是两张清单。 一张记录重要的事情，需要长期持久去做；一张记录紧急的事情。每件事情后面写上截止时间，如果发现某件事要超期了，就明白时间又悄然溜走了。 时间管理、注意力管理是一门艺术，也是一门方法论。当你有意识做这些事情的时候，你会产生变化。 我有一个 CEO 朋友，他和妻子一起出来创业。不久前我见了他们夫妻一面，发现他太太变得非常精神，我就问怎么回事。 她说，她以前把所有的时间花在了工作上，现在有了孩子，她每天下午 4 点就回去照顾孩子，她和孩子相处的时候特别专心。 等到晚上8点，她再回到公司处理事情。8 点大家都下班了，她就有大块的事情处理重要的事情。 以前她会和同事开很长的会，现在就不会了。她以前跟同事沟通会讲得很细，现在就要求沟通清楚就行，具体细节同事去做的时候会来告诉她。 现在她会想做什么事情是有效果的。公司的事情并没有更少，但是她慢慢想清楚了哪些事情她参与是有效的，参与到什么程度是有效的，因此也就精简了很多没必要的工作。 你看，同样一个人，同样一个努力、认真的人，时间使用上的变化使她整个状态发生了巨大变化。 所以，时间不够用是因为时间不够集中，精力不够用是因为精力不够集中。 知识经济时代，技术、资金、场地，所有这些过去非常重要的资源都要为“人”这个资源让步。 人是今天最重要的资源，一个人在自己身上投入再多都不过分。 我是一个知识受益者，过去几年我抓住了一件事情，就是用自己的学习能力、分享能力传播了很多新商业知识，打造出了 200 多万决策管理者都在关注的笔记侠。 我还做了长达1万小时以上的笔记训练，然后从实践中萃取出了一套做笔记的知识方法论。 我把这个方法教给了 4000 多位笔记达人，他们中许多人在我们的陪伴成了优秀的作家、自由工作者或者创业者。 我的笔记侠高效能笔记课，每一个方法都是教大家怎么精力集中做好记录。你上课怎么做好上课笔记，读书怎么做好读书笔记，开会怎么做好会议笔记？ 当然，你不可能通过 21 天的学习马上就很会做笔记，马上就变得很厉害，你需要慢慢变得很厉害。 对于有长期价值的事情，我们需要长期有耐心。
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