【会议管理】如何有效提升开会效率

每天上班，是否感觉一直在开会？每天要做的事，是否下班时才开始？如何才能打破恶性循环，提升开会效率？如何做好会议管理？

开会看似是最简单、最基本的事情，却是人们一生参与最多的活动之一。开会是我们的日常工作方式，开好会自然也是我们的日常技能。

如何做好会议管理、如何确定开会的必要性、如何选择议题和参与人、如何估算会议成本、如何做主持人、如何安排发言时间、如何组织讨论、如何形成共识、如何表决、如何落实决议等等，还有会前会中会后的会务工作，都是需要认真考虑的。维持会议的秩序和纪律，不同意见者的声音能够被有效表达，都必须靠稳妥的方式予以规定，并在流程中有效执行，这些都体现着会议程序的必要性和严肃性。

会议最常见的问题包括会议繁多无实质内容、不能准时开始、缺乏中心和主题、会议主持未有必要准备、会议时间过长、少数几个人占用了绝大部分时间、互相重复空话套话等等。就像对待其他各项工作一样，人们大都习惯于“口口相授”，每次会议每个人似乎都能挑出很多“小问题”，费尽口舌“唠叨”，但很少有人亲自动手将这些“唠叨”的东西归纳整理成文字化标准流程和要点。一旦从繁琐的唠叨、反复的提醒、相互的抱怨中解脱出来，而成为大家共同的习惯和标准，效率加倍提高，管理者最终也会变得轻松，而把主要精力放在检查、督促流程的执行或发现新的漏洞上。这样的工作方法又可延用到其他项目，在整个团队逐渐形成一套科学管理的方法。

任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和管理现状的不满，使大家心生倦感，从而降低团队的凝聚力。

一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具，而会议的成本则常常被忽略。

请记住以下几个简单公式：

会议成本=时间成本+金钱成本+效益成本+机会成本

开会+不落实=0

安排工作+不追踪=0

追踪不落实的事+追究不落实的人=落实

会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作制定责任人、时限并进行追踪，这样的会议也几乎无任何意义的！

1、会议要有准备

会议最大的成本是大家的时间，会议没有结果就是对公司的犯罪。所以，每次会议要有提前检查制度，没有准备好的会议必须取消。会议召集人必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。

2、会议要有主题

开会必须要有明确的会议目的，没有主题和流程的会议，就好比请大家来喝茶聊天，浪费大家的时间。会议的主题，也要提前沟通与会人员。

3、会议要有纪律

召集人在会前最好与大家沟通会议纪律：迟到要处罚，不遵守会议流程要提醒，发言带情绪要提醒，开小会私下讨论行为要提醒和处罚，在会上发脾气和攻击他人要处罚。

4、会议要有议程

会前要明确会议议程，由会议召集人书面发给所有与会的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，并有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海空天空。

5、会议要有结果

开会的目的是解决问题，所以每个人都要积极的参与会议，会议召集人有权打断哪些偏离会议主题的冗长发言，会议时间最好控制在2小时之内。会议召集人还要时刻提醒与会者剩余的时间。会议的决议必须记录下来，并在记录形成后的第一时间与参会人员确认。没有确认的结论，可以另外再讨论；达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。

6、开会要有记录

一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如果完成决议需要多方资源，避免会后互相推诿，影响决议的完成。整理的记录会后发给大家，帮助参会人员轻松回顾，更快执行会议结论。

7、开会要有训练

开会避免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效率。只要掌握一些开会的艺术和技巧，就能化险为夷，例如要尽量做大在会上公开称赞、私下指正，在会中要做到以事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人。赞美他人意见要公开承载，反对意见要注意措辞，不能伤害别人的自尊。

特别有领导参加会议时要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时要采取民主模式，开放心胸，倾听别人的意见，不要被自己先入为主的立场左右，不要将你的结论强加于人，更不要搞一言堂。如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

8、开会必须守时

准时开始、准时结束，实际上就是尊重别人的时间。而且每个议题需要有大致的时间限制，不能讨论过久；如不能得出结论，可暂时放下避免影响其他议题。如必须在一个议题上达成结论，请提前通知与会人员，使他们有思想准备。

9、散会要有时候追踪

记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：会议每项决议都要有跟踪，如果发现问题便适时调整，确保各项会议决议都能完成。

最后的话：我们是通过总结以上经验来提高开会的效率，打造一个高效团队，本质上还是落实到个人。以上提到的方法是教会我们如何学会“尊重”，即尊重自己的时间，尊重他人的时间，我们通过有效的开会来使团队达成某个共识，进而朝着既定的目标而共同战斗。另外，会议的流程可根据会议的规模及重要程度进行适当调整，会议组织者务必全程把控会议节奏，并灵活调整会议氛围。