高登原创 城市轨道交通项目合同管理的重要性 合同管理由始至终都存在于城市轨道交通工程项目的管理全程中,是地铁工程项目管理中重要环节之一。由于城市轨道交通工程结构繁杂、风险性较高和参建单位较多,在建设阶段或多或少都存在各类纠纷问题,为减少问题的出现,所有参建单位应共同遵守项目合同中的约定,强化项目合同在建设全程中的管理作用,最大限度减少项目实施过程中的风险因素,实现社会和经济双重效益的有效提升。 城市轨道交通项目合同管理的流程与内容 合同管理贯穿于整个城市轨道交通工程项目的全过程,是个连续一体的过程,可分为合同形成阶段和履行阶段。 在合同的形成阶段,招标人首先需要进行招投标策划,根据招投标策划的内容发布招标公告或者招标邀请,并初步编制招标文件、进行资格预审,并将标书出售给通过资格预审的投标人。之后由招标人举办标前会议,带领投标人勘察现场,投标人还需要分析招标文件,确定工程范围与义务,制定完成合同义务的实施方案,并做好工程预算,提出报价,在投标截止日期前递交投标书。开标后,招标人通过制定的评标规则完成评标,选定中标人,向其发出中标函。在合同签订之前,双方还可以进行标后谈判,来修改和补充合同条款。 合同签订后,进入合同履行阶段。合同履行阶段首先需要进行合同分析与合同交底,并建立合同实施的管理体系。在工程实施的过程中,合同管理的主要工作内容是完成合同实施的监督、跟踪、诊断,以及合同变更与索赔(反索赔)工作。在工程结束后应该进行合同后评价。 图 合同管理的流程与内容 城市轨道交通项目合同管理的特点 城市轨道交通项目合同管理内容复杂,其涉及多方面的利益,是一项综合性与全面性的管理工作。因此,在合同管理时,必须结合项目特点制定合同管理相关举措,在合法的前提下,应大胆的提出创新管理模式。 1)合同管理体量大。城市轨道交通工程项目涉及面广、规模较大,参建单位多。因此,项目合同管理体量庞大,其中涉及银行、保险、施工、监理、设计、供应、制造、通信、电力、信号等多个行业的合同主体,甚至还包含周边住户及商户、相关产权单位等。一个工程项目涉及的合同数量较多,内容多样而复杂,一旦合同管理不当,双方交叉作业或工作面界定不清,就会引发项目合同纠纷。 2)专业性要求高。城市轨道交通项目关联行业多,涉及专业范围、业务部门广。因此,附属文件、专业性合同及合同条款内容专业性要求较高,与主合同相关的合同权利义务规定异常复杂,由此可能引发合同矛盾及合同错误等情况。 3)法律风险大。城市轨道交通工程项目合同主体多,而相关合同主体素质高低不一,且项目合同涉及金额巨大,由此可能引发合同违约法律风险。 4)周期长、政策风险大。一项完整的城市轨道交通工程项目包含项目立项、项目审批及项目建设、项目后期运营管理等复杂周期,所以项目合同管理时效周期较长,相应的合同管理的政策性风险也会增加。 城市轨道交通项目合同管理存在的问题及措施 项目合同管理的内容主要包括:合同的订立管理、履行管理和变更管理等。在我国城市轨道交通项目普遍采用施工总承包模式发包,作为施工总承包方,既要作为承包人进行合同管理,还需要以发包人的身份做好分包合同管理工作,目前来说,合同管理过程中主要存在着以下问题: 表 合同管理一般存在的问题
针对合同形成阶段容易出现的问题,提出具有针对性的应对措施: 1)严格合同审查。在我国的建设市场环境下,投标人处于弱势地位,这使得合同审查更加重要。特别是将签订的合同文本与合同示范文本作对比,尽可能发现合同必需,却缺少或遗漏的条款,对所要签订的每一条合同条款进行分析和评价,考虑其执行的法律后果。研究招投标文件时,加强对承包费用、付款方式、结算方式、违约责任等条款的重视程度,总结对自身不利的条款作为合同谈判时的谈判重点;研读合同中的文字,避免合同中出现数据及文字错误、缺失或者表述存在歧义的情况。在特殊的建设管理模式(如BT模式)下,其项目不同于一般项目,合同体系繁多且复杂,一字之差将可能造成巨大损失,因此必须高度重视特殊模式下的合同尤其是关键条款,并对其进行重点分析。 2)推行合同示范文本。轨道交通工程项目的合同数量很大,合同的主要原则和重要条款具有统一性,范本种类繁多且趋于精细化,对已有范本加强宣教与解释,使合同管理人员和项目主办部门尽快熟悉合同文件的结构、条款设置和目的、条款之间的联系等,引导正确、合理使用范本,充分发挥范本规范、合理、完整的特性,维护范本的权威性和严肃性,提高范本的执行力,更好地服务于合同管理和工程建设。 针对合同履行阶段容易出现的问题,提出具有针对性的应对措施: 1)加强变更和索赔管理工作。合同变更的预防控制需要做好以下几方面: 第一,做好设计、施工准备工作。 第二,认真核算工程量清单,尽可能做到不错项、不漏项,数量准确; 第三,做好合同条款方面的工作。招标时尽可能预见变更的产生原因并提出针对性的公平控制措施,合同条款要明确双方在合同变更管理工作中的权利和义务、合同变更流程,合同变更过程中的奖励和罚则; 第四,做好施工监控工作。在监控施工的过程中应该注意严格控制各种预算外费用的产生,并且要求分包方按图施工,保证工程进度和质量;当变更必须发生时,管理合同人员必须要深入现场收集合同变更所需要的相关资料,保证资料的准确性、真实性,做到及时跟进、及时变更、准确高效,保证项目能够保质、按时完成。同时注重做好审核工作,审核重点包括变更的合法性,变更的时效性和变更的准确性。对照合同条款、实际施工、变更管理规定,审核变更的依据、程序是否符合规定要求,只有变更的依据、办理程序合法、充分,变更才能成立。只有在合同条款规定时效内提交的变更才能办理,并在合同规定的时间内办理完成。变更须经设计单位、建设管理单位、监理单位及施工单位共同确认,变更造价应严格按合同原则准确计算。同时还要做好合同变更效率监控方面工作,如果变更不可避免,应按相关管理规定,督促各方及时办理变更以减少额外损失。 2)严格进行合同交底。详细分析各项合同内容,并将其分解为对各个部门的具体要求。合同交底分为三级交底,分别是合同管理人员向项目班子、项目班子向各职能部门负责人、各职能部门负责人向所属的执行人员,交底的内容是全面陈述合同目标、合同执行要点及特殊处理情况等,同时解答相关问题,所有交底活动生成书面资料。最后,各部门将交底情况反馈给合同管理人员,由其对合同执行计划、合同管理程序、合同管理措施及风险防范措施进行修改和完善,并形成合同管理文件,下发给各执行人员,指导其活动。 3)建立并完善合同管理体制。完善合同管理制度、健全合同管理体系,做到合同管理工作有据可依。制定并落实轨道交通工程项目合同审计办法、合同审批制度、合同管理办法、合同执行检查制度等。明确各方合同管理责任和合同管理流程,合同管理层次清楚、职责分工明确、程序流程规范,严控合同法律风险。 4)利用现代技术方法,加强合同管理。加强合同登记管理,加快合同管理信息化建设,充分利用信息化手段,定期对合同执行情况进行统计、分类、归档和分析,并定期对分包施工单位的合同履约情况进行检查,对不符合项,要求其限期完成整改,并形成书面报告。通过信息化的合同管理,使整个项目的管理过程动态化、智能化、网络化。 5)加强合同文档管理。轨道交通工程项目合同文档繁多,将签订的各项合同分类建立合同控制台账,可以提高合同管理的可追溯性。在轨道交通工程文档管理工作中,做好对合同文档的归类,包括合同管理部门签订的合同台账、合同管理部门向档案部门移交的合同文件清册、档案部门整理完成的归档合同档案账、合同授予过程档案账、合同履行成果档案账、合同管理部门形成的合同审结项目清册、归档合同结算档案账。 6)加强人才教育培训。通过招聘有成熟经验的合同管理人员,提高合同管理团队的整体管理水平。同时加强对现有合同管理人员的培训力度,通过组织内部培训和外部专业培训等形式,快速提高合同管理人员的综合素质,满足轨道交通工程项目合同管理对人员的实际需求。 参考文献: 1、王学鹏.城市轨道交通工程项目合同管理要点及措施探讨.科技与创新,2018 2、谢增.城市轨道交通工程项目合同管理要点及措施探讨.产业观察,2019 3、解新生.我国轨道交通工程项目的合同管理问题研究,2019 |
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