【实验室管理】微生物实验室管理制度（二）——物料管理、检验管理、记录管理

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上文回顾

在上一期的文章中我们主要就微生物实验室管理中人员、设备以及环境的管理进行了分析【实验室管理】微生物实验室管理制度（一）——人员、设备、环境，今天我们继续为您分享微生物室物料管理、检验管理及记录管理

目录

微生物室人员管理

微生物室仪器、设备管理  

微生物室环境管理

物料管理（包括试剂、菌种、培养基等）

检验管理

记录管理

数据完整性

安全管理

实验室OOS及检查缺陷举例

微生物实验室常见问题解答

试剂管理

• 试剂的购买记录，依据本室检测任务，制定各种药品试剂采购计划，写清品名、单位、数量、纯度、包装规格，出厂日期等，领回后建立帐目，专人管理，定期核查，并清点剩余药品。

• 试剂的领用发放记录，领用药品试剂，需填写请领单、由使用人和室负责人签字，任何人无权私自出借或馈送药品试剂，本单位科、室间或外单位互借时需经科室负责人签字。

• 试剂的配置记录

• 试剂的使用记录，称取药品试剂应按操作规范进行，用后盖好，必要时可封口或黑纸包裹，不使用过期或变质药品。

• 试剂室的管理，药品试剂陈列整齐，放置有序、避光、防潮、通风干燥，瓶签完整，剧毒药品加锁存放、易燃、挥发、腐蚀品种单独贮存。

• 试剂的有效期和标签，实验室配制的所有试剂、试液及溶液应贴好标签，标明 名称、制备依据、适用性、浓度、贮藏条件、制备日期、有 效期及制备人等信息。
• 关键试剂，实验用关键试剂，在使用和贮藏过程中，应对每批试剂 的适用性进行验证。实验室应对试剂进行管理控制，保存和 记录相关资料。

菌种管理

       实验室必须建立和保存其所有菌种的进出、收集、储藏、确认试验以及销毁的记录， 应有菌种管理的程序文件（从标准菌株到工作菌株），该程序包括：标准菌种的申购记录;从标准菌株到工作菌株操作及记录；菌种必须定期转种传代，并作纯度、特性等实验室所 需关键指标的确认，并记录；每支菌种都应注明其名称、标准号、接种日期、传代数；菌种生长的培养基和培养条件；菌种保藏的位置和条件；其他需要的程序。

来源

• QC 提出购买计划，交由质量部长审批；

• 药品微生物检验用的试验菌应来自认可的国内或国外菌种收藏机构的标准菌株；

• 或使用与标准菌株所有相关特性等效的商业派生菌株。

验收

• 菌种到达实验室后应由专人进行验收并核对批号、来源、包装、运输情况等，核对无误后，填写相关记录（《检定菌接受记录》），按说明书规定的温度双人双锁保管。 

保存

• 应针对保藏菌株确定适宜的保藏方法。

• 菌种保藏设施应确保正常运行，设专人负责管理，定期检修维护。菌种保藏设施应有备用电源，防止断电事故发生。

• 尽量降低微生物细胞的代谢强度，使细胞基本上处于休眠状态，生长繁殖受到抑制但不至于死亡，以减低菌种的变异率。

• 手段：低温、干燥、缺氧、缺乏营养

• 要点：选择适宜培养基、培养温度和菌龄，以便得到健壮的细胞或孢子；保存于低温隔氧、干燥、避光的环境中，尽量降低或停止微生物的代谢活动，减慢或停止生长繁殖；不被杂菌污染，在较长时期内保持生存能力。

• 方法：琼脂斜面低温保存法、液体石蜡保存法、干燥（沙土）保存法、冷冻真  空保存法、浓氮超低温保存法等。（对于不同微生物应通过保存实验来选择最适宜的保存方法）

• 步骤：① 挑选特征典型的纯菌菌落；②确定保藏的合适菌体形态；③ 选择最适宜的保藏方法；④定期对保藏菌种进行检查，观察是否发生变化，若有变化，须改变保藏方法。保藏期满应及时进行移种。

各类菌种保藏条件及时间

传代

相关记录

• 《检定菌接收记录》

• 《检定菌传代记录》

• 《检定菌种保存记录》

• 《检定菌种发放/使用记录》

• 《检定菌种核查记录》

• 《检定菌种鉴定记录》

• 《检定菌种使用记录》

• 《废弃菌种销毁处理记录》

重点工作

• 有些菌种具有致病性，应该注意

• 菌种须由专业人员处理

• 制定SOP规范操作

• 有关菌种暴露操作，均应在生物保护性工作台内进行

• 丢弃前须经灭活处理

• 要有完善的制备、保藏和使用记录
  

培养基管理

来源

• 微生物实验室所用的药品及培养基必须是符合国家相关资质的公司所出产的，必要时应当对供应商进行评估；

• 培养基供应商的审计内容：生产证书、生产工艺、配方、出厂标准、COA、有效期证明、价格、到货周期、外包装耐过氧化氢或其他灭菌剂灭菌证明（A\B级或RABS内使用）、辐照厂家辐照剂量、如国外供应商则应有进口批文还有国内授权代理书等。

• 实验室根据检验需要提前申购所需的培养基，并做好相应记录。

验收

• 微生物检验室应指定专人负责培养基的管理；

• 在接收培养基时，应核对培养基的品名、来源、批号、生产日期、有效期、数量，脱水培养基应附有处方和使用说明，并做好接收记录。

• 每批新购脱水培养基或外购成品培养基应有供应商的质量分析报告书（COA），辐照的培养基要有辐照厂家辐照证明。

• 未开包的脱水培养基每月由实验室管理员在盘存时检查其保存条件、密封性和有效期，按照保存条件保存、密封且在有效期内为合格，否则为不合格。

• 开包装后的脱水培养基还需要检查是否结块、是否潮解，出现结块、潮解时为不合格。

• 外购成品培养基要随机取样进行适应性检查。

配制

• 培养基可按处方配制，也可使用按处方生产的符合规定的脱水培养基。

• 在制备培养基时，应选择质量符合要求的脱水培养基或单独配方组分进行配制。

• 脱水培养基应附有处方和使用说明，配制时应按使用说明上的要求操作以确保培养基的质量符合要求，不得使用结块或颜色发生改变的脱水培养基。

• 为保证培养基质量的稳定可靠，各脱水培养基或各配方组分应准确称量，并要求有一定的精确度。

• 配制培养基最常用的溶剂是纯化水，特殊情况下，可能需要用去离子水和蒸馏水。应记录各称量物的重量和水的使用量。

• 配制培养基所用容器和配套器具应洁净，可用纯化水冲洗玻璃器皿以消除清洁剂和外来物质的残留，对热敏感的培养基如糖发酵培养基其分装容器一般应预先进行灭菌，以保证培养基的无菌性。

• 脱水培养基应完全溶解于水中，再行分装与灭菌。

• 配制时若需要加热助溶，应注意不要过度加热，以避免培养基颜色变深。

• 如需要添加其他组分时，加入后应充分混匀。

• 制成平板或分装于试管的培养基应进行下列检查：容器和盖子不得破裂，装量应相同，尽量避免形成气泡，固体培养基表面不得产生裂缝或涟漪，在冷藏温度下不得形成结晶，不得污染微生物等。应检查和记录批数量、有效期及培养基的无菌检查。

• 已配制的培养基应当标注配制批号、配制日期和配制人员姓名，并有配制（包括灭菌）记录。 
  

灭菌

• 应按照生产商提供或经验证的参数进行培养基的灭菌。

• 培养基灭菌一般采用湿热灭菌技术，特殊培养基可采用薄膜过滤除菌。培养基若采用不适当的加热和灭菌条件，有可能引起颜色变化、透明度降低、琼脂凝固力或 pH 的改变。因此，培养基应采用验证的灭菌程序灭菌，培养基灭菌方法和条件，应通过无菌性试验和促生长试验进行验证。此外，对高压灭菌器的蒸汽循环系统也要加以验证，以保证在一定装载方式下的正常热分布。

• 灭菌器中培养基的容积和装载方式也将影响加热的速度。因此，应根据灭菌培养基的特性，进行全面的灭菌程序验证。

• 灭菌后的培养基应该观察外观是否正常，并在记录上体现。

• 灭菌后质量考核合格后方可使用，应确定每批培养基灭菌后的 pH 值（冷却至室温 25 ℃ 测定）。若培养基处方中未列出 pH 值的范围，除非经验证表明培养基的 pH 值允许的变化范围很宽，否则，pH 值的范围不能超过规定值士 0.2 。

保存

• 外购脱水培养基按培养基说明书要求条件贮存，未开包装有效期为出厂有效期， 开瓶脱水培养基参见培养基质量评估表有效期。

• 灭菌后液体培养基在2～25℃条件下保存至验证的有效期。

• 灭菌后固体培养基在2～8℃条件下保存至验证的有效期。

• 自配的培养基应标记名称、批号、配制日期等信息，并在已验证的条件下贮藏。

• 商品化的成品培养基标签上应标有名称、批号、生产日期、失效期及培养基的有关特性，生产商和使用者应根据培养基使用说明书上的要求进行贮藏，所采用的贮藏和运输条件应使成品培养基最低限度的失去水分并提供机械保护。

• 培养基应避光保存，若要长期保存，应置于密闭容器中以防止水分流失。琼脂平板最好现配现用，如置冰箱保存，一般不超过 1 周，且应密闭包装，若延长保存期限，保存期需经验证确定。

使用

• 脱水培养基使用填写《脱水培养基领用记录》 
• 成品培养基的使用填写《外购成品培养基领用记录》 
• 已灭菌培养基的使用要填写《已灭菌培养基领用记录》 
• 固体培养基灭菌后的再融化只允许1 次，以避免因过度受热造成培养基质量下降或微生物污染。培养基的再融化一般采用水浴或流通蒸汽加热，若采用其它溶解方法，应对其进行评估，确认该溶解方法不影响培养基质量。融化的培养基应置于45～50℃的环境中，不得超过8 小时。
• 使用过的培养基（包括失效的培养基）应按照国家污染废物处理相关规定进行。

效期

• 定期的稳定性检查以确定有效期。

• 培养基在有效期内应依据适用性检查试验确定培养基质量是否符合要求。

• 有效期的长短将取决于在一定存放条件下（包括容器特性及密封性）的培养基其组成成分的稳定性。

• 开瓶培养基的有效期从开瓶之日起算，根据各种培养基的特性,每三个月进行质量跟踪，填写《培养基质量评估表》和《培养基开瓶标签》 ，依据评估表统计分析结果，制定开瓶培养基的有效期，灭菌后保存有效期要验证。

质量控制

• 外观检查
• pH检查
• 适用性
• 定期稳定性

记录

• 申报记录

• 验收记录
• 领用记录
• 配制记录
• 灭菌记录
• 适用性检查记录（外观检查、pH检查、无菌性检查、GPT：促生长和抑菌性试验）
• 保存记录
• 销毁记录
  
  
  

无菌服及无菌器具管理

无菌服管理

• 颜色：无菌服的颜色应该区分。

• 清洗：无菌服每班进行清洗不得重复使用，使用完毕的无菌服应先进性清洗再灭菌，阳性的无菌服使用结束应先灭菌在清洗然后在灭菌。阳性专用无菌服与其它无菌服清洗时使用不同的洗衣机。无菌服的清洗方式应经验证。

• 清洗后逐件折叠整齐，按对应编号装入相应的洁净袋内，扎好袋口，进行灭菌并填写灭菌锅使用记录，灭菌完毕挂到对应位置并挂 “已灭菌” 状态标志，标明有效期（经验证）。

• 无菌器具灭菌后有效期应该有明确规定，并经过验证。

微生物室鞋消毒

• 微生物室的鞋应该经过验证，要在规程中写清清洗方式及效期。

待检样品及待培养物品的管理

• 检测完毕在洁净区内将需培养的培养基装入无菌袋，将无菌袋密封后放入已消毒的整理箱内并用封口膜密封以防污染。

• 物料入微生物实验室以前，脱去外包装或者用酒精棉球擦拭放置于传递窗中，物料放置于传递窗后，开启紫外 0.5 小时，同时将微生物实验室内的净化系统、紫外 灯打开。

• 紫外开启 0.5 小时以后，关闭紫外，并将物品转移于实验操作台上。

• 实验完毕后，微生物实验室物品经传递窗传出后，经高温灭菌后废液、废物倒入废桶处理。 

检验管理

检验方法选择

• 药品微生物检验时，应根据检验目的选择适宜的方法进行样品检验。选择正确的检验方法，检验方法的验证，建立标准操作规程。

检验方法的验证

• 药典方法或标准中规定的方法是经过验证的，当进行样品检验时，应进行方法适用性确认。

• 如果检验方法不是药典或标准中规定的方法，使用前应进行替代方法的验证，确认其应用效果优于或等同于药典方法。替代方法的验证按药品微生物检验替代方法验证指导原则（2020中国药典通则9201)进行。

• 实验室对所用商业检测系统如试剂盒等应保留确认数据，这些确认数据可由制造者提供或由第三方机构评估，必要时，实验室应对商业检测系统进行确认。

样品检验的质量控制

• 分析前质量控制
  

• 分析中质量控制
  

• 分析后质量控制

记录管理

实验结果的可靠性依赖于试验严格按照标准操作规程进行 ，而标准操作规程应指出如何进行正确的试验操作。为保证数据完整性，实验记录应包含所有关键的实验细节，确保可重复该实验室活动。

• 实验记录至少应包括以下内容：实验日期、检品名称、 实验人员姓名、标准操作规程编号或方法、实验结果、偏差 (存在时）、实验参数（如环境、设备、菌种、培养基和批号 以及培养温度）、复核人签名等。

• 实验记录应保持清洁，不得撕毁和任意涂改，不得使用铅笔、涂改液和橡皮。

• 实验记录不应留有空白区域或空白页，必要时，需标注没有填写的原因。

• 检验仪器具备打印的功能，应当尽可能采用自动打印的记录、图谱和曲线图等，并且在其上标明检测样品、仪器、人员等详细信息，以便追溯。

• 实验记录需由第2个有资质的人进行复核，复核的内容应在相应的操作规程规定。

• 实验记录上还应显示出检验标准的选择，如果使用的是药典标准，必须保证是现行有效的标准。

• 试验所用的每一个关键的实验设备均应有记录，设备日志或表格应设计合理，以满足试验记录的追踪性，设备温度 (水浴、培养箱、灭菌器)必须记录，且具有追溯性。

• 实验记录可以是纸质的，也可以是电子的。

• 实验记录的修改应可追溯到前一个版本，并能保存原始及修改后的数据 和文档，包括修改日期、修改内容和修改人员。

• 归档的数据应确保安全。电子数据应定期备份，其备份 及恢复流程必须经过验证。纸质数据应便于查阅。数据的保存期限应满足相应规范要求，并建立数据销毁规程，数据的 销毁应经过审批。