【原】我们都要掌握的采购审计知识

一、什么是采购审计？

本文所指采购审计，特指企业采购审计。

采购审计，是指审计组织依照企业规章制度规定，对采购个人和采购部门所实施的采购行为及相关活动的真实性、合规性和效益性进行审查和评价的管理活动。

审计主体是一般是企业设立的审计部门，多数叫审计中心，也有叫风控中心、监察中心等。

采购审计内容包括四个方面：

• 采购预算审计
• 采购制度审计
• 采购行为审计

• 采购效益审计

二、为什么要采购审计？

采购审计的目的，在于审查采购个人和采购部门所实施的采购行为及相关活动的真实性、合规性和效益性，及时揭露违反企业制度的行为，通过研究采购个人能力水平、工作流程、采购制度、政策执行等一系列问题，提出强化监督、完善管理、规范执行的建议。

从企业经营角度看，采购部门和审计部门的工作落脚点是一致的，都是为企业经营服务。不一样的是，前者是执行部门，后者是赋能部门。

三、采购审计有哪些内容？

（一）采购预算审计

采购预算管理对采购行为有约束作用，是企业控制采购支出的重要手段。采购预算审计，包括预算合规性和预算合理性两个方面。

合规性，包括预算的编制、审批和执行，是否符合公司制度规定；是否有应预算未预算而采购的行为发生；是否有追加预算未审批而采购的行为发生；是否有超预算采购的行为发生等。

合理性，包括编制采购预算的依据是否合理；是否有无必要支出的采购预算，超范围支出的采购预算，超标准的采购预算；预算是否足够完整，颗粒度是否够细，数据是否详尽等。

（二）采购制度审计

采购制度审计，包括：

• 审查是否建立完备的采购管理制度；

• 是否有经会签和审批程序，是否公告下发，做到应知尽知，是否有培训记录，是否有改进记录；

• 制度和流程的设计是否符合回避和制约原则；

• 供应商管理制度中的准入、评价程序，是否有倾向性、量身定制等不公正条款等。

（三）采购行为审计

采购行为审计，包括采购程序和员工行为两个方面。

采购程序，包括：

• 有无采购计划，计划来源；
• 采购定价的依据和审批流程，价格是否合理，高于市场价格的原因和改进措施，低于市场价格，是否有质量对比记录；
• 是否有市场调研，是否有持续的价格对比和跟踪记录；
• 采购方式是什么，根据什么选择采购方式；
• 采购策略是什么，根据什么选择采购策略；
• 如何选择供应商，选择的依据，如何评价；
• 独家供应商的原因是否客观，如何定价，有无制约措施；
• 有无指定供应商的现象，何种原因，有无审批机制；‍‍‍‍‍‍
• 采购合同谁来签订，由谁审批，有无合同台帐，谁维护；
• 采购是否进行品类管理，重要物料是否实施招标、电子竞价；
• 招标过程是否透明，有无会议记录，走何种审批程序；
• 零星采购有无合同，如何定价，价格是否与市场价格吻合；
• 设备采购有无验收记录，是否符合权力分立；
• 订货方式是否科学，按照定期还是定量，订货点是否合理；
• 采购合同是否全面签订，合同八要素是否齐全，有没有私自变更格式条款；
• 是否有未按规定时间和形式订立采购合同，是否在规定时间内报备；
• 是否有分拆合同金额，规避大额采购合同审批的行为；
• 已关闭采购订单是否完成到货，偏差率如何，原因和改进措施；
• 有无缺货情况，缺货原因，责任归因和解决措施；
• 有无紧急采购，紧急原因，紧急采购方式，以及如何定价；
• 预付款的供应商，如何审批，有何机制实施风控；
• 有无索票索证索报告记录，有无异常单据，原因及解决措施；

• 入库后发现的不合格产品如何处理，已付款如何处理，未付款如何处理等。

员工行为，包括：

• 内部客户的满意度调查；
• 有无向供应商索贿、受贿行为；
• 是否遵从回避原则、双人原则；
• 是否有从事与公司利益冲突的第二职业；

• 是否越权采购，是否干涉验收，影响其他部门工作的公正性等。

（四）采购效益审计

采购效益审计，是对采购提报的采购效益金额的真实客观性进行调查核对。一般由财务部门配合完成。

四、采购审计有哪些方法？

（一）审阅法

审阅法，是指通过对采购部门有关书面资料进行仔细观察和阅读来取得查账证据的一种查账技术方法。

审阅资料一般包括采购预算、采购计划、供应商台帐、招投标资料、采购合同、采购订单、履约验收资料、采购资金支付财务账簿及凭证等。

（二）核对法

核对法，是指对书面资料的相关记录之间，或是对书面资料的记录与实物之间，进行相互比对以验证其是否相符的一种稽查技术方法。

核对内容一般包括采购项目信息、招标要求，价格与市场信息、投标信息、成交与合同信息，履约验收信息等。

（三）分析法

分析法，是指通过对事物原因或结果的周密分析，发现问题线索或推导出结论的一种审计技术方法。

（四）问答法

问答法，是指通过运用语言学的规则和逻辑学原理，向被审计对象提出问题了解情况的一种审计技术方法。

此外还有查询法、盘存法、实验鉴定法、详查法、抽查法等。

五、为什么说优秀的采购不怕审计？

经过上面大量篇幅的阐述，我们知道了采购审计的内容，也知道了审计主要是审逻辑的。只要我们脚踏实地，在日常工作中把以上工作都做扎实了，保证了合规、合理性，即使某次采购价格确实高了，只要我们自己当时知道，并有正当、客观的理由，比如需求部门原因造成的紧急采购，也就不怕审计了。