【档案整理】归档文件分类的常用方法

归档文件分类

归档文件整理时的第二个步骤

档案行业标准《归档文件整理规则》2015版中的分类，是指全宗内归档文件的分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的特征，分为若干类别，并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。

分类的意义

1.保持归档文件之间的有机联系，为今后查找和利用提供便利。

2.为归档文件的编目、保管打下良好的基础。

对归档文件进行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对归档文件排列、编目、排架等都有着重要意义。因此，《规则》虽然对归档文件整理工作的许多环节进行了简化，但分类仍然作为必不可少的基本步骤保留了下来。

分类方法 

《归档文件整理规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)3种分类方法，在实际工作中，常用的分类方案有：

年度—保管期限分类法；保管期限—年度分类法（简称为两级分类法）；

保管期限—年度—机构分类法；年度—机构—保管期限分类法；问题—年度—保管期限分类法等（简称为三级分类法）。

01

“年度—保管期限”分类法

即先将归档文件按年度分类,再在年度下面按保管期限分开。这种分类方法特别适用于内部机构设置简单的中小机关,或者每年形成文件数量不是太多的机关,以及小型的事业单位。“件号”的编制方法为每年一个保管期限一个流水号，即保管期限为永久、30年、10年的档案各有1个流水件号），例如：

· 2008年：永久：(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）

·      30年：(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）

·      10年：(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n）

02

“保管期限—年度”分类法

即先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的市、县（区）直、乡镇机关,或者每年形成的文件数量少的机关单位。此时分类方案为:

永久:  2001年、2002年、2003年……

     (件号1-n)  (件号1-n)   (件号1-n)

30年:  2001年、2002年、2003年……

10年:  2001年、2002年、2003年……

03

“保管期限—年度—机构”分类法

即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。如中直机关、省直机关、及市（县）区大中型机关或形成文件数量多的机关，此时分类、排列方法为:

永久：

2001年办公室(件号:1～ｎ)、业务处(件号:1～ｎ)……

2002年办公室(件号:1～ｎ)、业务处(件号:1～ｎ)……

2003年办公室(件号:1～ｎ)、业务处(件号:1～ｎ)…… 

30年：2001年办公室、业务处……

    2002年办公室、业务处……

    2003年办公室、业务处……

10年: 2001年办公室、业务处……

    2002年办公室、业务处……

    2003年办公室、业务处……

04

“问题—年度—保管期限”分类法

企业或大的事业单位采用此分类法，要先按党群工作、行政管理、经营管理、生产管理各类分开，在每个类别里，把每一年度的按永久、30年、10年分类。 

党群工作类（1）

2007年 永 久， 30 年，　10 年 （件号）

    1～ｎ，　1～ｎ，　 1～ｎ    

2008年 永 久， 30 年，　10 年 （件号）

    1～ｎ，　1～ｎ，　 1～ｎ       

2009年 永 久， 30 年，　10 年 （件号）

    1～ｎ，　1～ｎ，　 1～ｎ    

行政管理类（2） 同上

经营管理类（3） 同上    

生产管理类（4） 同上

各单位在选定分类方法上，要根据各自单位文件的多少，内部机构的多少来决定文件的分类方法。应当注意的是，在文件分类前，单位文档人员应根据实际情况编号制分类方案。它的作用就是在确立分类法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗分类体系的分类纲要。各机关单位都必须编制切合实际的分类方案，并且保持相对稳定。