归档文件分类 档案行业标准《归档文件整理规则》2015版中的分类,是指全宗内归档文件的分类,即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的特征,分为若干类别,并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。 1.保持归档文件之间的有机联系,为今后查找和利用提供便利。 2.为归档文件的编目、保管打下良好的基础。 对归档文件进行合理的分类,不但能有效揭示归档文件之间的内在联系,使全宗成为一个有机整体,便于系统地提供利用,而且对归档文件排列、编目、排架等都有着重要意义。因此,《规则》虽然对归档文件整理工作的许多环节进行了简化,但分类仍然作为必不可少的基本步骤保留了下来。 《归档文件整理规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)3种分类方法,在实际工作中,常用的分类方案有: 年度—保管期限分类法;保管期限—年度分类法(简称为两级分类法); 保管期限—年度—机构分类法;年度—机构—保管期限分类法;问题—年度—保管期限分类法等(简称为三级分类法)。 即先将归档文件按年度分类,再在年度下面按保管期限分开。这种分类方法特别适用于内部机构设置简单的中小机关,或者每年形成文件数量不是太多的机关,以及小型的事业单位。“件号”的编制方法为每年一个保管期限一个流水号,即保管期限为永久、30年、10年的档案各有1个流水件号),例如:· 2008年:永久:(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n) · 30年:(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n) · 10年:(1、2、3、4、5、6---件号从1编到n) 即先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的市、县(区)直、乡镇机关,或者每年形成的文件数量少的机关单位。此时分类方案为: 即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。如中直机关、省直机关、及市(县)区大中型机关或形成文件数量多的机关,此时分类、排列方法为: 企业或大的事业单位采用此分类法,要先按党群工作、行政管理、经营管理、生产管理各类分开,在每个类别里,把每一年度的按永久、30年、10年分类。各单位在选定分类方法上,要根据各自单位文件的多少,内部机构的多少来决定文件的分类方法。应当注意的是,在文件分类前,单位文档人员应根据实际情况编号制分类方案。它的作用就是在确立分类法的基础上,标列各级类目名称,固定全宗分类体系的分类纲要。各机关单位都必须编制切合实际的分类方案,并且保持相对稳定。 |
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