|
在之前的文章里，我提到了企业降本增效，是减动作，而不是减人。 减动作，很重要的一点就是简化流程。通过优化流程，可以消除浪费、减少重复劳动，从而实现降本增效的目标。 这段时间，和老板、高管们聊天时，也经常会聊到这个话题。 每次聊完后，我总会有一种很深的感受：大家对流程的重视度，还不够。 有些人觉得，流程带来的是死板、僵化，是官僚主义和形式主义；有些人觉得，流程带来的是效率，是规范，是确定性。流程这个东西，确实让人又爱又恨。 那么，什么是流程？流程真得很重要么？如何在工作中优化流程，提高效率呢？ 今天，我们聊聊这个话题。  流程的存在，是为了解决3个问题什么是流程？给你举个的例子： 你早上去公司，在楼下给自己买一杯咖啡。下单后，工作人员开始了一连串的动作。 他们先准备好咖啡豆、砂糖和牛奶等材料，然后研磨咖啡豆；接着用热水冲泡咖啡，再按照你想要的口味，加入砂糖和牛奶。最后，咖啡被递到你手中。 你看，整个咖啡制作过程就是一套完整流程。 简单点说，流程，就是做事的方法，是一系列连续的，有规律的动作。这些动作以确定的方式发生、执行，直接推动特定结果的出现。 在管理工作中，一个好的流程，往往是公司业务的助推器，能把复杂的事情变得简单化，把混乱的事情规范化。 所以，流程的存在，不是为了制造麻烦，而是为了解决问题。解决什么问题？ 第一个，解决人性带来的责权利漏洞问题。 人性是趋利避害的，所以很多时候，能逃避责任就逃避责任，能多争抢利益就多争抢利益。 比如，一个事情往下落的时候，一旦涉及到多方协同，就可能会出现各种“扯皮”“推责”的现象，利益是我的，责任是你的。 我说过，责权利要对等，只有责、权、利同时发生在一个人身上，才能产生效率。 那，怎么办呢？通过流程去解决。把一个大任务拆解成若干个小任务，每个任务都责任到人，这样，关键节点也找得到人、出现了问题就知道找谁、奖励也有据可依。 一个好的流程，能够弥补责权利的漏洞。 第二个，解决重复性工作带来的效率问题。 如果一件事情、一项工作重复发生，就一定要梳理出流程来，这样能极大地提高工作效率。 比如，很多人开会没有效率，一开好几个小时，但是不解决问题。主要的原因就是，大家对会议准备得不够充分。 怎么办？就是要整理一套开会的流程准则，严格按照开会七步曲走，就能节省时间，极大地提升开会的效率。 再比如，跨部门协作中，经常会因为一个小事反复沟通，付出了极大的时间成本。而建立一个好的协作流程，就可以帮助管理者打破部门的壁垒，让彼此协作更加流畅。 其它事情也是如此，好的流程是效率的放大器。 第三个，解决人的不确定性带来的系统性风险问题。 团队大多数人，一个月只能做到50万业绩，但某一个员工上个月做到了100万。 你能保证他这个月也能完成100万么？不能。因为，在一个组织里，人存在着不确定性，环境、能力、运气等因素都会影响一个人目标的达成。 因此，你不能过度依靠某一个人，而是要依靠系统，通过流程化，增强人才快速复制的能力。 他为什么能做到200万？中间做对了什么？做了哪些关键动作？而别人业绩没有提高，是做错了什么？你看，其实是可以总结经验的。 可以将他的操作流程化，变成标准动作，让每一个人都去学，每一个人都去用，让平凡的人创造不平凡的业绩。 个人不可靠，但流程可靠。流程，能让80%的人在80%的情况下做到80分以上。  好的流程，需要不断优化、再造管理学家迈克尔·哈默说：“任何流程都比没有流程强，好流程比坏流程强，可即使是好流程也需要改善。” 流程绝不是一成不变的，再好的流程，也需要不断地优化和再造。 如何优化流程？有一个流程优化工具“ECRS”，即：取消（Eliminate）、合并（Combine）、重组（Rearrange）、简化（Simplify）。 1.取消：删减不必要环节 什么叫做“不必要环节”呢？就是那些没有为最终结果增加价值的环节。 这些环节可能是由于历史原因或部门之间的职责不清而保留下来的。 比如，重复的数据录入、过多的会议、低效的签字审批等。 明明是一个很小的事情，却需要层层审批，签字，从主管，到总监，到人力，到财务，到副总，到总经理…… 每个人签字都需要时间，每个节点都需要等待，通常是一个审批走下来，一个周都过去了，时间和机会都这样浪费掉了。 事实上，很多的审批是起不到审核把关作用的，因此，你要审视这个审批有没有必要存在，或者有没有可能向下授权，让下属进行把关。 取消，是最大的优化流程的方式。 2.合并：减少重复性工作 如果流程不能被取消，那么可以考虑对流程中各环节适当加以合并。哪些环节可以合并呢？ 第一个，前后关联的环节。 对于前后紧密关联的环节，可以考虑合并为一个连续的过程。这样可以减少等待时间和沟通成本。 比如，审批后的文件传递和下一步操作可以合并，实现无缝衔接。 第二个，功能相似的环节。 将功能相似、可以由同一人员或部门完成的环节进行合并。这样可以减少工作交接次数，提高工作协同性。 比如，两个部门分别进行的市场调研工作可以合并为一个项目，由一个团队负责完成。 3.重组：使流程次序最佳化 做任何事情，都是有先后顺序的，但ABC与BAC的效果肯定有所不同。这就需要利用工作步骤的调整、重组，使流程次序最佳化。 有这么一个故事：18世纪，英国政府为了开发澳洲，把监狱里判了刑的罪犯流放到澳大利亚。运送罪犯的工作由私人船主承担。 由于私人船主的船只环境很差，营养和卫生跟不上，导致最终能活着抵达澳大利亚的罪犯人数很少，死亡率高达37%。 那怎么办呢？英国政府经过考虑，在运送罪犯的流程上做了个小小的改变： 政府不再按照上船时罪犯的数量，提前付费；而是按照下船时实际到达澳大利亚的罪犯数量，再进行付费。 在流程上做了小小调整，效果立竿见影，罪犯死亡率大大降低了。 管理工作，就是如此。无论何时，你都要从客户的角度出发，重新审视流程的顺序。确保流程中的每个环节都能够为客户提供价值。 4.简化：降低复杂性 流程的意义在于提高做事的效率，因此流程一定要越来越简单，而不是越来越复杂。 有这样一个案例：有一个公司部门员工点检的Check List（检查清单）没有做好，领导想了一个办法，他专门做一个Check List来检查员工确实做了该做的Check List。 你看，这就是本末倒置了。怎么办呢？一定要对抗熵增，对流程进行简化。 华为有一个日落法，就是每增加一个流程节点，要减少2个流程节点；每增加一个评审点，要减少两个评审点。 切记，简单就是效率，如无必要，勿增实体。 最后，我想说，流程不是终点，而是通往目标的路径。当你走上管理岗位，就一定要有流程思维。流程做好了，效率就高了。 |
|
|
