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郭晓东 山东大学信息化工作办公室常务副主任 回望历史，高校信息化建设主要围绕校级层面展开，受资源限制等因素影响，院系信息化建设水平参差不齐，且重视程度有待加强。如何推进校院两级信息化？山东大学信息化工作办公室常务副主任郭晓东表示：“亲见方知真，耳闻或为空。院系信息化建设也需要'打广告’。前期，先选择几个具有代表性的学院进行试点。在试点中，切切实实地产出一些成果，与其他学院沟通时，直观呈现这些成果，让师生能够清晰感知并触碰到信息化的价值所在。” 深剖建设难题 《中国教育网络》 您认为，当前高校在推进校院两级信息化过程中，院系层面主要面临哪些痛点、难点和创新点？ 郭晓东 从学院层面来看，践行信息化主要面临以下痛点和难点。 第一，缺乏统一的顶层设计和规划。如今，人们已经不再缺乏把信息技术和相关工作融合的意识，但怎样融合，这对学院来说是一大挑战。目前，大部分高校的二级学院缺乏统一的顶层设计和长远规划。例如，学院往往基于某个“点”的需求去自行采购一些业务系统，导致出现数据孤岛现象。同时，由于学院之间的能力参差不齐，导致整个信息化建设水平不均衡，通过信息化去提升管理服务的能力差异也相对较大。 第二，没有建立完整的数据体系。目前，很多高校虽然已经搭建了数据中台，但是于学院而言，一方面，学院无法通过一个良好的渠道获取学校层面的相关数据；另一方面，学院内部的业务系统之间也存在数据不互通问题，这也不利于信息共享和工作协同。相较而言，学院无法获取学校相关数据的问题尤为突出。以前，学院想通过整体数据了解院内情况时，只能让负责人找相关的部处室获取数据，然后进行线下手动分析。这无论从效率上，还是数据的丰富程度上都存在一定问题。 第三，信息系统安全问题突出。许多高校之前搭建的很多信息系统只关注到了怎么去用，由于建时网络安全意识不足，导致这些系统缺乏相应的安全防护能力。所以，前些年学院自建的系统属于学校网络安全管理或风险隐患存在的重灾区。至今，信息系统的安全问题依然需要引起各高校重视。 第四，学院信息化人才匮乏。对于信息化人才，如果是计算机学院、信息学院等相关专业的学院，压力相对较小，但对于其他学院来说，在缺乏信息化人才的情况下，很多系统都要找第三方开发。开发完成后，也难以保障后期的运维服务，最终导致学院信息化发展速度放缓。 第五，学院系统和学校整体设计不匹配。学院原有系统在设计之初，由于没有与学校的整体设计达成共识，导致校院之间时常会产生一些分歧。同时，学院每年的运维资金也很难得到保障。 除了以上几点，可能有些问题还未彻底意识到，比如一些学院更多地还是通过手动方式或最原始的方式开展相关工作，这属于更深层次的问题。 对于创新点，在与其他高校沟通过程中，我们发现大家的整体思路不谋而合。大部分高校通过近几年的信息化建设，已经形成了一整套较为完善的信息化体系。同时，大家也都自建了相关中台，无论是数据层面，还是工具层面，都有了一定基础。在这些基础之上，学校可以制定相应的标准、规则，然后去构建一套面向学院的个性化服务体系。 这一服务体系，从学院层面来看，每个学院都各自独立；从学校层面来看，其实是一整套大系统。其中，校院两级的数据对接，以及学校服务和学院服务之间的对接等，都基于制定的标准和规则去实施。同时，这些标准和规则也有助于学校快速平滑地进行不同学院之间的“复制”，并快速响应学院的个性化需求。 《中国教育网络》 目前，传统信息化建设模式下，二级单位分散建设导致的数据孤岛现象依然存在。为避免再度加剧数据孤岛现象，您认为，高校在推进校院两级信息化过程中是否还要再建系统？再建的新系统是否会产生新的孤岛？ 郭晓东 对于高校推进校院两级信息化建设，不能说应不应该再建系统，而是应不应该建设一个由学校统一规划的学院信息系统。 根据前期调研，山东大学确实有一些学院自建了内部的业务系统，无论是面向学生服务的，还是面向学院管理的，都存在一定的需求，尤其是一些想通过信息化手段来提升管理服务能力的学院，这种需求更加旺盛。然而，正因如此，如果放任学院各自为政地自建小系统，必然会导致与学校大服务平台割裂，出现应用孤岛或数据孤岛。 因此，我认为高校通过统一规划和部署，构建满足学院共性需求或个性化需求的信息系统与服务平台非常必要。这样，不仅可以实现数据的统一规范管理和共享，还能通过统一服务能力满足学院的一些个性化需求。 需要注意的是，学院自建系统很难抓取校级相关业务系统的数据。所以，学院领导也很难对学院内部的师生数据进行直接分析。因此，建设学院服务平台或新系统，是非常好的模式，能够为学院的数据应用和数据服务提供很好的入口。 制定落地方案  山东大学 《中国教育网络》 每个院系都是一个相对独立的个体，基于以上挑战，您认为校院两级信息化建设中如何确保学校层面的信息化战略精准“落地”到学院，并得到有效实施和个性化发展？ 郭晓东 第一，做好顶层设计。学校在做顶层设计时，一定要考虑学院的个性化需求，无论是教学需求，还是管理需求。院系信息化建设初期，要基于学校的信息化顶层设计，规划学院的信息化路径，尤其是对整体架构的规划，包括提前制定技术标准、业务标准、接口标准等，避免重复建设导致数据孤岛。 第二，建立完整的体制机制体系。当校院两级信息化建设涉及相应的制度、标准和规范时，学校都要非常明确地制定出来并形成体系，然后在建设时不折不扣地落到实处。山东大学信息化工作办公室作为学校信息化工作的统筹单位，在建设过程中，办公室督促学院相关单位遵循学校的技术规范、接口标准等开展工作，避免出现数据孤岛现象。后期，如果产生了新的数据，也必须纳入到整体数据中心进行统一管理。需要注意的是，这些制度、标准和规范在学院信息化建设之初就要明确提出。 第三，沟通协调是关键。不同部门之间的沟通协调非常重要，学校要跟学院等二级单位达成共识，共同推进信息化项目实施，尤其是要站在二级单位的角度去做相应的规划设计和沟通协调，这非常关键。对于二级管理部门的信息化建设，山东大学建立了项目双负责人制度，由一位工作人员对应一个模块、一个方向的部门，这个人就是项目双负责人。对于学院信息化建设，山东大学建立了学院联系人制度，由一个人或一组人来对应几个学院，以便与学院形成常态化的沟通与交流。 第四，技术和管理双管齐下。学院信息化建设不仅仅是技术问题，更是管理问题。学院数字化转型属于学校数字化转型的一部分，涉及从意识到工作模式等的一系列转型。所以推进学院信息化建设，要从技术和管理两个方面双管齐下、共同发力，并在这个过程中不断地去优化和改进。在此期间，学校需要提供给学院相应的工具和能力支持，并通过这些支持引导学院进行内部业务或信息化服务上的创新，这也能够避免出现学院自建系统和学校整体设计不匹配的情况。 第五，需求调研至关重要。推进学院信息化建设，师生用户的反馈和实际需求至关重要，所以建设之前要进行充分调研，掌握共性需求和个性需求。山东大学作为一所综合性大学，我们在调研中发现，不同学院之间的个性化需求千差万别，所以各学院的信息化建设也不能进行简单“复制”，还是要在对学院实际需求充分理解的基础之上，协助学院一起设计出更加实用且高效的系统。 第六，要注重系统的稳定性和可扩展性。可扩展性是指在学院内部能够通过模块化的方式，不断响应学院一些新的需求，同时还要注意学院服务平台、学校整体服务平台以及学校其他业务系统之间的数据共享、流程协同、信息共享等等。山东大学在整体推进校院两级信息化建设过程中，也提供了一些低代码平台、BF工具等。我们发现，一些具备一定技术能力的学院也乐于进行个性化开发。 第七，学校统筹开展安全防护工作。安全防护是一个整体的架构体系，所以山东大学基于学校的云资源、算力资源和防护资源提供了统一的基础设施，同时制定了一套针对学院服务平台的安全防护原则和架构，包括防控机制、数据传输规则等。其中，数据传输规则集成在学校颁布的数据管理办法和数据安全管理办法之中。 《中国教育网络》 您认为，如何才能保障院系信息化建设顺利推进？根据一些高校反馈，在推进院系信息化建设时，理科学院往往比文科学院顺畅，对此您怎么看？ 郭晓东 要实现院系信息化的顺利推进，需要走好以下三步： 第一步，提高学校对信息化的重视程度。如果学校主要领导对信息化足够重视，那么院系信息化的推进就会更加顺畅。近年来，教育部大力推进教育数字化战略，怀进鹏部长对教育数字化转型给予高度重视，督促数字化转型在高校全面绽放。当然，不一定每个高校都取得了重大进展，但从宏观视角审视，均取得了长足的进步。 第二步，与学校领导层进行全方位沟通。领导有信息化意识是一方面，但是具体知道事情怎么去做是另一方面，所以与领导进行信息化建设工作的全面沟通就显得尤为重要。山东大学在推进院系信息化建设前期，积极和学院信息化相关书记、校长等领导进行了全方位沟通，深入了解学院信息化现状，并为后续推进信息化工作夯实基础。 其实，从沟通过程来看，我并不认为文科学院在信息化建设方面的意识和积极性薄弱，反而一些文科学院更希望通过信息化手段去提高自己内部的管理和服务效率。当然，这与各学校的校情和沟通方式息息相关。 第三步，要让人们看见成效。“亲见方知真，耳闻或为空。”院系信息化建设也需要“打广告”。前期，先选择几个具有代表性的学院进行试点。在试点中，切切实实地产出一些成果，与其他学院沟通时，直观呈现这些成果，让师生能够清晰感知并触碰到信息化的价值所在。 洞察未来趋势  《中国教育网络》 您认为，未来几年校院两级信息化发展的趋势是什么？未来山东大学的发展重点在哪里？ 郭晓东 目前，生成式人工智能和大模型的应用，会促使未来高校智能化应用大幅增加。未来，人工智能、大数据、物联网等新技术将更加广泛地应用于教学、科研和管理领域。所以，高校在推进校院两级信息化建设的过程中，也应考虑这些新技术如何更好地赋能学校和院系发展。无论从管理角度还是服务角度，对于学院和师生的多样化需求，也都需要通过这些新技术来提供更加个性化的服务和定制化功能，进一步提升用户体验感。 在这个过程中，学校数据安全、网络安全、个人隐私保护等越来越受到重视，这些也是学校迫在眉睫、必须要进一步加强的核心区。人工智能等新技术在为高校网络和数据安全防护带来新契机的同时，也为网络攻击和网络犯罪增加了新工具和新手段。因此，构建更加完善的校院两级安全管理体系和技术防护体系势在必行。 基于前期开展的基础设施提升、数据治理、服务一体化建设等工作，未来山东大学将更加重视数据相关的采集、分析和应用，更加重视数据赋能方面的工作。例如，通过数据驱动的方式来提升决策的科学性和准确性。 《中国教育网络》 根据您的经验，对于校院两级信息化建设正处在起步阶段或寻求突破的高校，您有哪些建议和思考？ 郭晓东 一是加强与相关部门、院系之间的沟通与协作。尤其是在前期，建议通过调研、座谈等方式，充分了解各个学院、各业务部门和师生的需求，以此为目标去规划和设计，这样能够保证信息化建设真切解决实际问题。 二是注重数据的标准化和集成化。要确保学校的数据标准和接口规范能够不折不扣地贯彻下去，而且要建立统一的学校数据集成平台，实现数据的互联互通和共享。 三是既要保持统一性，又要拥抱个性化。学校需尽力完善信息化能力平台，在统一能力平台支持之上，能够允许各学院通过自身需求进行各个系统的个性化定制和优化，实现“鱼和熊掌兼得”。同时，学院如果有能力，也可以独自进行个性化应用的开发，这样可以满足更加多元化的需求。 四是逐渐引入新技术。随着人工智能、大数据等新技术的发展，高校要逐步引入这些新技术，提升各类信息系统的智能化水平，进一步实现自动化的服务、管理和决策支持。 五是先试点，后扩展。信息化建设是一个长期且持续性的工程，从山东大学前期推进的整体过程来看，建议其他高校可以先做试点，然后总结出分步实施、逐步推进的时间表或路线图，以此为遵循进行建设。同时，建设期间做好各阶段工作的总结反思，及时调整和优化。平台或系统上线之后，也需持续收集用户反馈，并对其进行不断优化和改进。 《中国教育网络》 数据是高校信息化建设和发展的土壤，那么对于接下来如何充分发挥数据效能，推进校院两级信息化建设，您有哪些建议和思考？ 郭晓东 在整个信息化建设过程中，如何充分发挥数据效能，这是现在乃至未来需要人们不断思考和研讨的一个课题。 对这个问题进行分解，如果单纯只是推进内部一些管理流程、服务流程的实现，以及一些内部业务之间的打通和集成，其实比较简单。但是怎么才能把学院各方面数据的真正价值挖掘出来，去赋能学院治理、学科建设以及人才培养，这需要我们更加深入地去思索。同时，如何推动学校数据文化建设，把数据思维融入校院两级信息化建设的整个过程中，也是一个需要重视的问题。 紧接着，怎么让大家真正愿意用数据说话，愿意用数据去发现问题、解决问题？对此，一方面，对学校信息化部门来说，应该思考如何推动学校整体提升数据的完备性、准确性，而且能够通过业务驱动，实现业务和数据的深度融合，从而发挥数据价值。另一方面，对二级单位而言，要从管理角度、业务角度、发展角度去思考怎么利用好数据，利用好多维的数据分析工具，甚至包括建模。这需要业务部门和学院发挥主观能动性去推进。 另外，如何将人工智能等新技术应用到校院两级信息化建设中去？这是时代的考验。高校发挥数据效能，未来一定会与人工智能相结合。学校通过人工智能，能够实现数据分析和处理的智能化进阶，能够更加智能地将业务和数据相融合。 来源：《中国教育网络》2024年7月刊 |
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