二、留言在电话机旁备好一本笔记本、一支笔及一本电话留言簿，避免记录电话时要求对方等你去找这些用具而陷入窘境。电话留言的内容绝不能仅靠记忆，必须将有关信息，如来电日期、时间、来电人姓名、单位、电话号码、来电要点记录在电话留言簿上。 在第一时间清楚地记下留言，这样可以避免出现遗漏并防止因事后补记浪费时间。把电话留言本放在上司的办公桌上或指定地点，使上司外出一回来就能看到，这样，留言簿就不会淹没于堆积的文件之中而被忽略。及时记录有关上司的电话并立即将电话记录呈送给他，他会根据自己的工作日程，来电的轻重缓急以及个人工作喜好确定复电时间。 向对方解释上司不在办公室时，措辞要谨慎，对方谈话内容涉及公司内部业务时，要慎重应对，不可脱口而出。真诚地向对方说明情况，并询问对方可否由其他人代接电话或要求对方留言。 如何留言步骤1 说话缓慢，阐述清楚。如果对方无法理解您的留言，这会让你的留言毫无作用，也会造成对方不方便。 步骤2 不要闲聊，不要咕哝，或耳语。 步骤3 重复你的电话号码和名字，尤其是在留言是关于重要事项的时候。 步骤4 提前准备好你要说的话，至少在打电话前想想要说的话。 步骤5 说出您的姓名，公司和你打电话的原因，如：“我打电话来是回您的电话。” 步骤6 没有必要把所有的信息都包括在留言中。你可以说“请您给我打电话详谈”或“我想和你面谈这个事情。” 步骤7 如果要求对方回电话，告诉对方你方便接电话的时间。 如何电话留言步骤1 留言应写在专门的纸上:如留言簿，而不是信封，或另一个留言的旁边。 步骤2 记录下来电人的名字、公司、包括区号的电话号码、简短的信息。 步骤3 特别注意记录下来电的时间。 步骤4 确认正确的拼写。 步骤5即使留言信息并不紧迫，也应该在第一时间告诉上司有信息。
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