关于律师函起草的七点建议

文章来源：无讼研究院、林金谷 北京达辉律师事务所律师

律师函作为律师的入门级法律文书，在律师执业活动中有着广泛应用。概括而言，其作用一方面在于实现诸如催促、警告对方等特定商业目的，另一方面在于实现权利行使、诉讼时效中断或者避免除斥期间经过等法律效果，为后续的争议解决环节提供支撑。

起草律师函的技能是一个不断打磨提高的漫长过程，但抛却类似“信达雅”等的卓越追求，笔者认为，一份合格的律师函的起草，至少须满足如下三点原则：

1.有效规避可能的律师执业风险；

2.不减损或放弃当事人的权益；

3.为后续的争议解决环节提供必要支撑。

基于上述三点原则，结合自身经验以及北上广、重庆等各地律协发布的业务指引，笔者总结了关于律师函起草的如下七点建议，供各位同行参考。

01

事实描述可以少写甚至不写，但不可“失实”

起草律师函时，往往处于整个项目资料收集的前期，委托人往往难以提供充分的事实材料，但并不代表律师不负有事实审查义务，对于载入律师函的事实描述，应有相应的证明材料（包括合同、付款凭证、沟通记录等）支撑，对其真实性进行核实。

在没有事实审查的情况下，律师仅依据委托人提供的介绍作为事实描述，将存在如下风险：

1、违反律师执业道德或执业规范的风险；

2、委托人的主观事实描述未必正确，而错误的事实描述落入律师函中，可能损害委托人的合法权益，构成“自认”不利效果；

3、构成律师函侵权的风险，错误或者虚构夸大的事实主张可能损害第三人合法权益，引发侵权风险。

基于上述，笔者建议，在前期委托人无法提供充分证明材料的情况下，应尽可能采取少写、不写或者采取模糊的表达方式。对于非必要的事实描述比如某些案件细节，可尽量简化或者不写，突出核实无误的基本事实即可。对于不确定的某些案件事实，则可以采取模糊表述的方式。举例而言，对于某份合同的签署时间不确定系在2023年1月还是2023年2月，则可以采取“2023年初”的模糊写法。

除此之外，根据上海市律师协会[1]、厦门市律师协会[2]、南京市律师协会[3]等发布的律师函起草指引，还可以采取如下方式规避风险：

（1）除了经常引用的“根据委托人向本所提供的事实”条款以外，考虑加入“以上事实正在进一步调查取证中”等进一步豁免条款；

（2）进一步书面要求委托人核实确认其提供事实的真实、准确性，并留存委托人确认的证明材料。

02

法律分析应紧扣法律规定及合同约定，不宜写的“太满”

紧接事实描述部分之后的法律分析部分，一方面要明确分析的前提系“基于上述委托人提供的事实”，另一方面，论证过程中建议紧扣法律规定以及双方的合同约定，采用演绎推理的三段论模式，做到言之有据，体现出律师的专业性。

举例而言，其中一个典型的论证模式为“由于上述委托人提供的事实，我们认为，根据《中华人民共和国XXX法》等法律规定及《XX合同》第X条等约定，贵司XXX的情形已构成严重违约/侵权行为，给本所委托人造成了经济损失，本所委托人有权要求贵司承担【XXX】的法律责任”[4]。

对于争议较大的事实或者法律效果认定，切忌为迎合委托人而作出过于绝对性的或者误导性的结论，尤其是就有关权力机关尚未作出认定的事实直接作出结论，一方面将大大降低律师函的专业性，另一方面也可能引发侵权及执业风险。

03

函告及主张部分不可减损委托人的任何权利，更不可代替委托人作出选择

对于正式函告及主张部分，除了须清晰阐明委托人的主张，笔者认为应贯彻一个基本原则：不减损委托人的任何可能的权利或者权益。举例而言，常见的对于委托人主张逾期违约金或者逾期付款损失的权利，在委托人没有明示放弃的情况下，律师应一并将其与本金列入主张的范畴内，不可因委托人没有主张而将其省略。此外，对于合同对逾期违约金有约定标准的情况下，也不可自行降低违约金的计算标准。

此外，对于律师函主张涉及权利的选择或者处置时，律师应及时提示委托人并要求委托人进行决策选择，切不可代替委托人作出选择。举例而言，在融资租赁合同违约时，出租人有权择一选择救济路径，一是要“钱”（请求继续履行，支付全部剩余租金并就租赁物拍卖变卖价款优先受偿），二是要“设备”（解除融资租赁合同并请求返还租赁物）[5]，则在出租人作为委托人出具的律师函主张中，律师应及时提示委托人作出选择并由委托人基于商业决策作出选择，而不可在律师函中擅自作出选择。

对此，上海市律师协会发布的《（试行）律师签发律师函业务操作指引(2021)》也明确载明：“第16条［意见征询］经办律师在签发律师函时如果需要发表涉及委托人权利处置的意见，应认真分析和验证该项意见可能引发的法律后果，并应征询委托人意见”。

04

律师函发出前一定要取得委托人的书面确认，并保留确认痕迹

很多委托人基于对律师的信任，往往倾向于让律师全权负责、自行定夺，自身则不再过问，在此情况下，部分律师可能基于省事等方面考虑，并未将最终定稿版本的律师函发给委托人书面确认，而直接寄出律师函。此种操作将大大增加律师的执业风险，一方面可能导致律师函未经委托人最终确认而损害委托人权益，另一方面也将增加被委托人事后责备的风险。

对此，《杭州市律师协会关于律师事务所出具律师函的规范指导意见（试行）》明确规定：“第七条'确认原则’：正式对外出具律师函之前，应当取得委托人对律师函内容的确认。确认方式可以采用由委托人在律师函文稿上签字盖章、电子邮件、可辨识的网络通讯确认等有据备查的方式在委托人确认之后，方可对外正式发送律师函”。

05

在律师函抬头载明收件人邮寄信息及发送方式，可起到“事半功倍”的效果

笔者注意到，实践中不少出具的律师函并未载明收件人的邮寄信息或者发送方式，后续举证时，对于邮寄地址信息需要依赖EMS或者顺丰的邮寄底单等予以证明，可能引发如下风险：EMS或者顺丰官网显示的签收记录一般无法显示具体的邮寄地址，而且基于保密要求，签收单或者邮寄底单载明的地址可能加密或者因地址过长显示不完整。

对此，笔者建议可采取在律师函抬头直接载明收件人邮寄信息的方式，一方面方便律所内部邮寄管理，避免漏寄、错寄，另一方面在后续诉讼仲裁过程中，可以一目了然证明律师函的邮寄信息，规避上述风险。

举例而言，可以在律师函抬头载明如下：

“本函通过EMS/顺丰及电子邮箱发送

致：【发函对象】

邮寄地址1：【XX】

邮寄地址2：【XX】

收件人：【XX】

联系电话：【XX】

电子邮箱：【XX】”

此外，邮寄时也应重视如下细节：

1、内件品名：在快递寄件单内件品名填写栏中要尽量详细写明具体什么事项的律师函，不要简单就写'律师函'三个字；

2、应由律所直接发送，不可交由委托人代为送达。

06

事后须及时做好留存归档

律师函寄出一段时间后，应当及时保存寄送的律师函(复印件或者原件)、邮寄底单及回执、EMS或者顺丰网上查询页面截图等相关材料。对于电子邮件发送的，应及时保存电子发送的记录。对于退件的，应做好保存工作。

关于归档材料，广东省律师协会发布的《广东省律师出具律师函业务操作指引》第十五条对此有进一步要求，可资借鉴，其中规定：“承办律师应当在完成出具律师函业务后，按照有关规定立卷归档，并交由律师事务所妥善保管。归档材料通常包括但不限于下列内容：（一）法律服务合同；（二）工作底稿；（三）律师事务所对重大疑难委托事项进行讨论的会议记录；（四）审批材料（决定不予出具的，应当将不予出具的通知书一并附卷）；（五）律师函；（六）邮寄底单及回执；（七）律师事务所收费发票附联（适用于仅出具律师函的单项业务）；（八）律师函的签收情况材料等。”

07

特殊情况下，要敢于说不

君子爱财，取之有道。同理，律师在努力为委托人提供服务的同时，也要坚守基本的执业操守，必要的情况下要敢于对委托人说“不”，拒绝签发律师函。具体包括但不限于如下特殊情形：

1、存在利益冲突的情形时；

2、要求为涉黑涉恶、“套路贷”等违法业务出具律师函的；

3、明显系虚构、捏造事实或者未提供真实材料的；

4、委托人坚持提出违法或者明显不合理的要求、主张或者修改意见的；

5、委托人要求免费出具律师函的（将违背司法部的收费规则）[6]。

滑动阅览

注释：

[1] 《(试行)律师签发律师函业务操作指引(2021)》上海市律师协会2021年6月18日发布

第10条 ［事实审查／保留］

10.1 经办律师应当对委托人主张的请求以及提供的材料进行事实审查，并在律师函中明确所述事实系“根据委托人向本所提供的事实及证据”。事实审查包含以下内容：

1.委托人所主张的要求，名称是否准确、范围是否明晰、内容是否固定；

2. 委托人是否对其主张的内容切实拥有合法权利；

3. 第三方与委托人的关系；

4. 第三方是否存在侵权或者违约行为，以及具体事实；

5. 第三方可能承担的法律责任；

6. 委托人提供的证据材料能否支持律师意见。

10.2 若委托人未提供证据材料或其提供的证据材料与其所述事实不符的，经办律师应在律师函中明确所述事实系“根据委托人向本所提供的事实”以及“以上事实正在进一步调查取证中”。

[2] 《律师签发电子律师函业务操作指引(试行)》 厦门市律师协会

第9条 经办律师应当对委托人主张的请求以及提供的材料进行事实审查，并在电子律师函中明确所述事实系“根据委托人向本所提供的事实及证据”。事实审查包含以下内容：

1.委托人所主张的要求，名称是否准确、范围是否明晰、内容是否固定；

2.委托人是否对其主张的内容切实拥有合法权利；

3.第三方与委托人的关系；

4.第三方是否存在侵权或者违约行为，以及具体事实；

5.第三方可能承担的法律责任；

6.委托人提供的证据材料能否支持律师意见。

[3] 《律师函业务规范指引》 南京市律师协会

第五条 【事实审查】 承办律师应当对受托事项和委托人提供的证据材料进行审查，并要求委托人对律师函所涉内容的真实性负责。

律师函应当表明所述内容是依据委托人提供的事实和证据。

[4] 具体还可以参考《杭州市律师协会关于律师事务所出具律师函的规范指导意见（试行）》附件2。

[5] 可参照《中华人民共和国民法典》第七百五十二条、《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民法典>有关担保制度的解释》第六十五条、《最高人民法院关于审理融资租赁合同纠纷案件适用法律问题的解释(2020修正)》第十条等法律规定。

[6] 可参照上海市律师协会2021年6月18日发布的《(试行)律师签发律师函业务操作指引(2021)》第8条：

“［收费合规］律师办理律师函签发业务，应严格遵守国家发展和改革委员会、司法部《律师服务收费管理办法》和司法部《律师事务所收费程序规则》的规定，向委托人收取合理的律师服务费、代理费和其他相关费用。”