怎么自定义起始页码和总页数
让WPS表格自动调整字号
选中需要WPS表格根据单元格的宽度自动调整字号的单元格区域。
单元“格式”菜单中的“单元格”命令，然单击“对齐”选项卡，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，最后单击“确定”按钮之后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的高度，则在你输入完毕后，WPS表格能够自动缩小字符的大小，以把数据调整到与列宽一致，使数据全部显示在单元格中。当然，如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。也就是说，字号的增大以原设置的字号为限。如何使用有效性制作下拉菜单在使用WPS表格的过程中，经常需要录入大量的数据。如果每个数据都通过键盘来输入，不仅浪费时间还浪费精力。利用WPS表格的数据有效性功能，可以快速、准确地输入数据。例如教师希望按学生的考试成绩划分为四个等级：优秀、良好、合格、不合格，输入过程中会重复的输入这几个等级，如果把几个等级名称集合到一个下拉菜单中进行选择，那会大大简化操作，并节约时间。在WPS表格中新增加了“数据有效性”功能，通过以下两种方法都可以实现这一需求：方法一：通过手动输入数据源的方式制做下拉菜单；方法二：通过引用数据区域的方式制做下拉菜单。直接输入法步骤1：选择“等级”列中的所有单元格，选择“数据｜有效性”菜单项，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡下，按“允许”右侧的下拉按钮，在列表中选择“序列”选项，如图1所示：
图1数据有效性区域的选择
步骤2：在“来源”方框中输入序列的各等级名称（如：优秀,良好,合格,不合格等），各等级之间以半角逗号进行分隔，选上“忽略空值”和“提供下拉菜单”两个复选框，如图2所示。
图2有效性数据的输入
步骤3：，最后单击“确定”按钮，回到工作表中，点击“等级”列的任何一个单元格，都会在右边显示一个下拉箭头，点击它就会出现下拉列菜单，如图3所示。
图3下拉菜单的选择
选择其中的一个选项，相应的等级名称就输入到单元格中了，显得非常方便，而且输入准确不易出错。当鼠标单击其它任一单元格时，这个单元格的下拉箭头就消失，不影响操作界面。
区域引用法
步骤1：首先在$D$1：$D$4区域中分别输入优秀,良好,合格,不合格.如图4所示：
图4下拉菜单数据的输入
步骤2：选择“等级”列中的所有单元格，选择“数据｜有效性”菜单项，在对话框的“设置”选项卡下，在“允许”列表中选择“序列”选项，点击“来源”编辑栏，使用鼠标选中序列区域D1：D4，回到“数据有效性”对话框。如图5所示。
图5下拉菜单数据源的选择
步骤3：点击“确定”按钮保存设置。最终的下拉菜单效果如图6所示。
图6下拉菜单数据的选择
小结：1、WPS表格新增的“数据｜有效性”为用户提供了制作“下拉菜单”的功能，用户可以通过“直接输入法”和“区域引用法”来进行制作。2、在“备选项”内容比较少的时候，通常使用“直接输入法”来创建下拉菜单。通过该方法制作的下拉菜单，当单元格被复制到其他工作表中，仍然有效。3、在“备选项”内容较多，或者内容经常变动的情况下，通常使用“区域引用法”来创建下拉菜单。通过该方法制作的下拉菜单，当单元格复制到其他工作表时，必须使用“定义名称”的方法来重新设置。另外，如果用户使用“函数公式定义的名称”来制作下拉菜单，公式结果必须是单元格引用，否则无法正常使用。
如何使用有效性控制数据录入
在很多情况下，规范化地录入数据有助于企业进行统一管理，一来可以对数据录入进行有效的控制，二来尽可能地减少用户误操作从而提高工作效率。因此，WPS表格的“数据有效性”功能就应运而生，它主要用于对用户录入的数据进行实时检查，以保证数据被正确地输入。“数据有效性”是WPSOffice2005中表格组件中新增的功能，它通常用于以下几个方面：１、限制非法数值、日期或文本长度数据的输入；２、指定序列输入数据；３、根据自定义公式限制数据输入；４、利用有效性进行信息提示。由于“有效性序列”在实际工作使用非常广泛，将在其他文章中单独介绍，在这里将对其他3种应用进行简单介绍。指定日期数据的录入如果数据表管理员希望用户在工作表A列只能输入指定区间的日期数据，如：2006年的所有日期，可以通过“数据有效性”来进行控制，具体设置如下：步骤1启动WPS表格新建一个空白工作表，选中“A列”区域后，选择“数据｜有效性”菜单项，弹出“有效性”设置对话框，如图1所示。
图1打开“数据有效性”对话框
步骤2在“设置”选项卡的“允许”下拉菜单下选择“日期”，在“数据”下拉菜单中选择“介于”，并在“开始日期”中输入“2006-1-1”，在“结束日期”中输入“2006-12-31”，设置如图2所示。
图2设置日期区间
步骤3点击“确定”后，用户在A列区域只允许输入以上区间的日期。如果输入区间以外的日期，系统将给出“错误提示”，如图3所示。
图3指定区间以外的日期输入后的错误提示
按指定文本长度进行输入
如果用户为了统一产品编号的输入，要求数据录入者只能输入8位的编号，同样也可以通过“数据有效性”来进行控制，设置步骤简介如下：如图3所示，用户首先选择B列，再选择“数据｜有效性”菜单项，在打开的对话框中按图4所示进行设置即可。
图4限制文本长度输入设置
经过设置以后，用户只能在B列的产品编号中输入8位的编号，否则系统将出现类似图3的错误信息提示。
数据有效性的综合运用
前面介绍的方法都是对于单一条件的限制录入，如果人事部门为了便于统一日期格式，要求员工只能输入8位的日期数字（yyyymmdd日期格式），如“20061231、20080808”等日期数据，那又应该如何控制呢？员工信息表如图5所示。
图5员工信息录入表
由于日期数据的特殊性，如果仅仅通过使用“整数”的限制，就很难控制非法日期的输入，如：“20051234”、“20060229”这样的日期，因此用户需要使用自定义公式来进行控制。具体设置如下：步骤1首先选定“员工信息表”中的D2:D6单元格，选择“数据｜有效性”菜单项，在弹出的对话框中，设置“自定义”有效性公式如图6所示。有效性公式为：=IF($D2="",1,(LEN($D2)=8)TEXT($D2,"0-00-00"))公式含义解释如下：1、公式1：(LEN($D2)=8)用于判断输入的数据必须是8位；2、公式2：TEXT($D2,"0-00-00")主要用于将数值转换为日期格式，并与公式1进行运算，如果是正常日期，结果返回为日期序列；如果是非法日期，则结果为：#Value!错误。另外，由于在有效性公式的判断中，结果为非0数值和True时，结果为真，满足限制条件；当结果为0、False和错误时，结果为假，即不满足条件。
图6通过“自定义有效性公式”控制输入
步骤2为了让员工了解输入的日期格式，用户还可以在“输入信息”选项卡中进行“提示信息”的输入，如图7所示。
图7输入用户提示信息
步骤3同时为了提供更加人性化的提示，当员工输入错误的日期后，用户还可以在“出错警告”中输入信息以示提醒，输入内容如图8所示。
图8添加“输入错误”时的错误信息
步骤4点击“确定”按钮保存设置，返回工作表。当用户点击D2:D6单元格时，系统出现图9中左图所示的信息提示，如果用户输入错误的日期，系统将出现错误提示，如图9中的右图所示。
图9“输入信息”和“错误信息”提示
注意:由于数据有效性只能限制用户手工输入，而不能控制“复制粘贴”操作，请使用时必须注意。
小结：1、WPS表格的“数据有效性”通常用于有目的地限制用户非法输入，从而达到规范化输入数据的目的。2、如果系统提供的常规用法不能满足用户的需要，可以通过“自定义公式”来进行控制，用途更加广泛，功能更加强大。3、借助““有效性”的“输入信息”选项卡，用户可以实现类似“批注”的信息提示。
洛阳市第二十七中学孙少辉
我在用PPT制作课件时经常需要通过控件工具插入Flash动画，经过尝试以后发现在WPS表格中也可以通过控件工具轻松地插入一个Flash动画，为枯燥的表格增加一点灵动的气息。主要步骤如下：
准备好将要插入的Flash动画素材，我要插入的动画素材是C盘根目录下的“精美时钟.swf”。
运行WPS表格后，在常用工具栏的空白处单击鼠标右键，在弹出菜单中点击控件工具箱其他控件ShockwaveFlashObject选项。
此时鼠标会变成十字，在编辑区中画一个大小适的显示。属性，属性对话框在“Movie”右侧入的地址与名称出设计模式
如果需要调整Flash动画的显示区域大小，只需再次 单击“控件工具箱”中的“设计模式”按钮进入设计模式
用类似的方法还可以将其他格式的多媒体文件嵌入WPS表格中，丰富其表现形式，在此不再赘述。
各位朋友，敬请一试。
利用数据有效性，在单元格下创建下拉列表有许多网友在工作中第一次见到如图1所示的工作表时，会惊奇于单元格中是如何能够出现下拉列表的。
图1
在上图所示的工作表中，如果选定B2单元格，就会在单元格右侧出现一个倒三角，单击此倒三角，会出现一个下拉列表，单击其中的任何一项，该项就被输入到B2单元格中。要实现这样的效果并不困难，利用ET的“数据有效性”功能就能完成。下面就来介绍一下刚才的例子是如何制作的。第一步，在一个连续的单元格区域中输入列表中的项目，如D1:D9（图2）。
图2
第二步，单击菜单“数据”→“有效性”，在“数据有效性”对话框的“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”项，在“来源”框中指定D1:D9，并勾选“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框（图3），单击“确定”退出。
图3
这样，就能实现如图1所示效果了。如果列表内容较少，或者不方便在工作表中输入列表项目，也可以省略上述的第一步，然后将第二步中的操作改为直接在“来源”框中输入列表内容，项目之间以半角的逗号分隔（图4）。
图4
在一般情况下，数据有效性中的序列来源，只能引用当前工作表中的单元格区域，如果希望能够引用其他工作表中的单元格区域，则必须先为单元格区域定义名称，然后在“来源”框中输入名称。例如，将另一张工作表中的D1:D9名称定义为“省市”，然后在“数据有效性”的“来源”框中输入“=省市”。
利用条件格式将分值显示为成绩等级
在填写成绩册时，怎样才能实现输入的成绩分数自动显示为等级评定，即在单元格中输入60，该单元格自动显示为“及格”，而如果输入的是80，则显示为“良好”？初看此题，想到的是利用if函数来实现，但有个问题无法解决：输入的内容和最终要显示的内容是在同一单元格内的，用if函数来做的话，会导致数据引用计算的混乱，系统会报错（图1），即使开启了“迭代计算”，也会由于循环引用而根本得不到想要的结果。
其实，这个教师朋友并非想把成绩的分数值改成等级评定文字，只是让其“显示”为等级评定文字就好了。因此，我们完全可以用“条件格式”来实现：选中分数值所在的单元格，从菜单中点击“格式→条件格式”在弹出的设置面板的“条件1”中设置“单元格数值”介于60与79,然后点其后的“格式”按钮，在“单元格格式”面板中点“自定义”，然后在“类型”下面的文本框中输入“及格”(如图2)，点“确定”退出。用同样的方法再次添加“良好”和“优秀”的条件（如图3）。
由于条件格式仅支持最多3个条件，不及格的就只好显示分数值了 |
|
