文档模板化在基层教学管理中的应用研究
王日玲
摘要：随着信息技术的发展和对低碳生活的倡导，办公自动化系统和无纸化办公理念正在我国的高等院校中普及。在这种形式下，对于高校教学秘书的无纸化办公能力要求也在逐步提高。为适应这种需求，本文提出了一种文档模板化的办公模式，并进行了应用研究。
关键字：模板化；教学管理；无纸化办公
高校基层教学管理工作
随着社会主义市场经济的不断发展，我国逐渐形成了开放式的和多样化的办学模式，突破了高校原有的单一封闭的办学格局[1]。高校基层教学管理工作主要是指教学系中协调学校行政部门、在职教师与在校学生关系的相关工作。由于学生的主体地位在当前高校中越来越受到重视，基层教学管理工作的重要性也随之凸显。教学秘书室高等学校教学管理最基层的管理人员[2]，是基层教学管理工作的执行者和协调人。教学秘书的主要工作有以下几个方面：第一，负责对学校下发的各类文件进行分拣过滤，并将与本系教师有关的相关通知传达下去；第二，负责对需要上交学校的材料进行分类整理，并最终上报学校；第三，对于教学过程中的出现的问题进行应急响应和协调工作，例如及时协调任课教师变更、监考人员变更等。
随着计算机及网络技术的飞速发展，校园网纷纷建成，办公自动化逐渐走入高校[3]。办公自动化系统的使用也带来了一些问题：首先，办公自动化系统打破了传统的管理模式，文档电子化使得传统的文档管理模式不再适用；第二，办公自动化系统的引入使得教学管理面对的信息量急剧增加，也就使得文档分拣和管理的工作量急剧增加；第三，过去批量印刷的纸质表单都改为提交电子文档，导致每次都需要重复建立表单样式。
文档模板化
本文中提到的文档模板化主要包括两方面含义：
第一，对于经常进行存档或提交的文件，例如各种汇总表、报表等，建立相应的模板文件。建立模板文件的过程如下：首先，在新的字处理或电子表格软件中构建要定义模板文件的框架内容，对于电子表格可以预先定义好计算公式，这样在填入内容后结果就可以自动计算出来了；然后，将制作好的文档另存为模板文件。
第二，对于每学期都需要处理的文档，可以按照类别或相关部门进行分类，并建立相应的文件夹结构模板。也就是说预先定义好每学期需要归类的文件类别并建立相应的文件夹，例如教学通知、会议通知或教务处、科研处等。这样在收到通知的时候就可以将电子文档存储到相应的文件夹，便于今后的查找和管理。
文档模板化的应用研究
模板文件的应用
在使用模板文件时，只需要直接双击之前建立的模板文件就可以自动建立一个带有预定义样式的新文档。例如，教务处需要教学系提交教师指导毕业论文情况统计表时，只需要双击名为“教师指导毕业论文情况汇总表.xlt”的模板文件，就会自动生成带有预定义格式的电子表格文档，之后只需要将本系教师指导毕业论文的具体情况按照表中要求填入后进行保存即可。
使用模板文档有以下几个优点：第一，使用起来就像批量印刷的纸质表格，不需要重新制定格式，只需要输入内容、十分便捷；第二，使用同一模板建立的文件具有相同的结构，便于对不同文档中的内容进行合并这里；第三，对生成文档的结构修改不会影响到模板文件，也就是说即使改变了生成文档中的原有结构，用模板生成的新文档仍会保留原有结构。
文件夹结构模板的应用
每学期开始时，新建一个以当前学期命名的文件夹，并将预先定义好文件夹结构复制一份到该目录中。这样，在收到通知或文件时就可以将其存放在相应的文件夹中，便于对文档的归类和管理。例如，收到一份教务处通知就可以将其存放到本学期文件夹下的教务处文件夹中。中国期刊库最权威期刊论文发表网。使用文件架结构模板的优势：第一，利于文件分类管理，将同类文件存放到同一个文件夹可以大大的提高文档的查找效率；第二，反复使用相同的文件夹结构可以增加对文档管理的熟练度，从而进一步提升教学秘书在基层教学管理工作中的工作效率。
结语
随着信息技术的发展和对低碳生活的倡导，办公自动化系统和无纸化办公理念正在我国的高等院校中普及。在这种形式下，对于高校教学秘书的无纸化办公能力要求也在逐步提高。使用文档模板化的办公方式，可以极大的提升教学秘书在当前形式下的工作能力和工作效率。
参考文献
[1]浅析高等学校基层教学管理的现状和改进.彭海霞.科教文汇.2012年3月.
[2]浅谈高校基层教学管理工作对教学秘书必备素质的要求.石志建，葛伟，葛超，等.河北农业大学学报(农林教育版).2012年8月.
[3]高校无纸化办公模式初探.曹敦虔.广西民族大学学报(自然科学版).2006年12月.
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