怎样写好领导讲话稿和汇报材料
(2008年4月21日)
各位领导、各位同事：
根据安排，由我来讲业务知识方面的问题。我想，作为办公室来说，主要业务是为领导搞好服务，首要职是以文辅政起草领导讲话稿是秘人员的古书云:常管文书并协助领导处理日常工作的人员。可见秘书当书(即办理文书)以书为主寄情于书。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求。秘书感到领导讲话稿越来越难写。人通俗地称秘书为杂家。秘书活动涉及面宽，具有综合性、全面性或广泛性，这就要求秘书人员必须是多面手，随时能独当一面，要求秘书人员成为杂家或通才需要广纳百川式的知识结构然而，当今社会迅猛发展，各类新思潮、新事物、新现象层出不穷，但人的精力是有限的，因此秘书不可能对浩如烟海的社会和学科全盘了解，做到上通天文地理，下知鸡毛蒜皮，也是强人所难的事情。从我的多年体会看，在秘书这个岗位上，起码要打好六个方面功底，政治理论功底秘书应当懂一哲学和政治经济学的知识。政策法规功底要熟悉有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和基本法规逻辑思维功底秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。管理功底秘书要。专业技术业务功底秘书要比较了解和熟悉业务，。公文写作功底，秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。领导的思想和意图是讲话稿的灵魂。文秘人员要注意利用一切接触领导的机会聆听领导的归纳分析领导在不同场合的讲话细心揣摩领导的语言风格和特征把握领导的工作思路和讲话风格把领导不太明晰和具体的观点思路同样一项工作、一件事情，书记与副书记讲不一样，长与长讲也不一样，分管领导讲与部门领导讲就更不一样。有些话在私下讲可以，但正式讲就不行；有些事口头讲可以，书面讲就不行。这就是分寸，这就是区别。起草领导讲话稿要站在领导层位，把握好角度。特别是在出现突发性事件时，起草领导的讲话稿更要慎重。领导在事前、事中、事后分别要讲的话，如果顺序弄颠倒了，实际效果就有很大不同。事前应说的话拿到事后来讲，别人肯定会说你是马后炮；事后应说的话若放在事前说，人家肯定会说你是瞎指挥。因此，要注意场合、把握分寸，当说什么就说什么。现在比较普遍的一个问题是，部门在为党委、政府领导起草讲话时往往站的较低，把本该由部门领导讲的话改由党委、政府领导去讲。不是站在领导的角度想问题，而是站在部门的角度，想怎么讲就怎么讲。这是文秘工作者在工作中应当加以避免的。写好材料究竟有没有“窍门”？肯定有的。何谓“窍门”？窍门实际上是对做好一件事情的谋略问题，是很多人经验和教训的总结，是一些带有规律性的东西。常言说：“窍门”遍地跑，看你找不找。结合这几年的工作体会，写好文章有10个“诀窍”：
第一，要多学。大家要加强自学能力的培养，养成良好的自学习惯，哪怕是每天多看一份报纸，多阅读一本杂志，多浏览一篇文章，日积月累，积少成多，对个人增长知识、增长才干必将大有益处。、多看看，是学习、的主渠道。积累资料对于公文写作者来说十分重要，这不仅是掌握知识的重要方法，也是做好本职工作的必要手段。同样是读书看报，有些人也许作为一种消遣、漫不经心、看过就丢，但绝对不可以，而要处处留心，注意积累。凡积累了的东西，今天用不上，明天、后天可能用得上，写这篇文稿用不上，写另一篇文稿可能用得上；即使有些东西永远也用不上，但由于经过记载，印象加深，实际上对你的知识功底起了潜移默化的作用。公文写作者需要积累的资料包括很多方面，大致可以分为五大类：一是大政方针和重要言论。这主要包括制定的一定时期的方针政策、工作任务和目标，领导人的重要言论，某些工作的规范性提法等等。二是格言、佳句。这主要指经典著作、文学作品、史籍和报刊上的某些精辟语言，句子不长，但意蕴深刻，闪耀着哲理。引用到文稿中，往往会成为亮点，引人注目，发人深思。三是大事、要事。四是中涌现的先进典型和经验。领导讲话、调研报告、工作总结和汇报材料都离不开典型经验，通过引用典型经验激励先进、阐释观点、启发思路，提出任务和要求。五是基本情况和工作运行情况。基本情况指的是一个地方的历史沿革、行政区划、土地面积、地理特点、人口、资源、机构编制、风俗习惯、发展水平等方面的情况；工作运行情况指的是一定时期内各项工作进展到什么程度，有哪些成绩，还存在什么问题，有什么经验和教训等方面的情况。这两方面的情况都是起草文稿经常要用到的，其中还有大量的数据需要强记。平时不积累，临时翻资料，势必降低工作效率。更重要的是，作为一个优秀的文秘人员，理应熟悉全面情况，当好领导的耳目和助手。、多问有句老话，叫作学问。学问学问，学贵在问。多问。古人说秀才不出门能知天下事，实际上根本不可能，除非他是神仙。从现实看也是这样，有些文稿之所以写得空洞无物、脱离实际，就是因为不出门、不接触实际、不重视了解基层情况、不懂得实践所需的基本常识、不明白基层干部和广大群众有什么想法和需求。起草公务文稿是用于解决实际问题的，而不是就写作而写作、摆摆架子做做样子的，要解决问题就必须切合实际，要切合实际就要懂得必要的实践知识。比如讲到农业产业化的问题，它的概念、内容和基本要求，文件上、报刊上都讲得很清楚了，但你光知道这些还不够，还必须从本地实际出发提出任务和要求，包括确立什么样的主导产业，建立什么样的产品基地、龙头企业怎样建设、需要提供哪些方面的服务等等，没有这些，哪怕你写得天花乱坠，也是一纸空文。、多思孔子说：“学而不思则罔”。如果看了问了而不去思，就难以在脑子里留下东西，最终是学而无获，或收效甚微。大家知道，古人作诗有三上：马上、厕上、枕上：骑在马上，蹲在厕所里，躺在枕头上都在遣词造句，真是绞尽脑汁！毛主席观看歌剧《白毛女》，当看到喜儿被逼进山洞的场面时，一拍椅子站起来，有感而发：不造反行吗？弄得警卫人员很紧张。显然，毛主席是站在阶级的高度去思考的，否则不会有这样的激情和精辟的论述。而我们有的同志却不那么善于思考。报也看了，书也读了。眼睛忙，脑子闲。这样的读，叫读死书，死读书，读书死。同等条件，同一时间，同看一篇文章，收效大不相同。为什么？就是思的程度不够。思的越多、越深就越有收获。总结前人经验，在思的问题上要做到三个善于：一是要善于逆向思维。一个少女掉入水库，岸上百余人围观而不救。跑来一名解放军战士，跳入水中，冒着生命危险把少女救了上来。有个记者报道了这名战士舍己救人的事迹，报上只登了字。又有个记者写了《救救这些落水者》，文章指出，落水者当救，岸上这些见死不救的落水者也当挽救。后者不仅登多字，而且还加了编后。两个记者一个顺向思维，一个逆向思维，报道效果大不一样。二是要善于向纵深思考。行者百里半九十锲而不舍。老子曰：挖井七仞而不及泉，废井也。（仞是计量单位，７仞约等于２丈多一点）。挖至７仞没有出水，是废井，而仞出了水，甘泉涌流，就是好井。成功往往只差那么一点，而这一点常常就是成败之分。因此，我们提倡思得深些、再深些，切忌浅尝辄止，成为废井。三是要善于发散性思考。就是多向的思、辐射性的，由一点思及一片。由点及面、由表及里举一反三。要良好的思维能力。公文写作过程中，思维能力是强还是弱，思维方式对头还是不对头，直接影响着文稿的质量。在有些人看来，文秘人员似乎永远只能当撰稿人，认为他天天吃饱饭就只晓得埋头搬弄文字，还能干得了别的什么?持这种看法的人不知道，文字正是从思维活动中“搬弄”来的，没有一定的思维能力，哪来的文字??尤其是那些高质量的文稿，更是反映着起草者良好的思维能力和较高的认识水平。如果不具备良好的思维能力，你领会领导的意图再正确，也不可能写成一篇高质量的领导讲话稿。那么，公文写作者应该具备怎样的思维能力呢?简而言之，除了布局谋篇、组织文字本身所需的思维能力外，更重要的就是分析问题和认识问题的能力，包括看问题的高度、深度和准确程度以及所提出的解决问题的办法是否符合实际、是否科学可行等等。具体要把握以下五个方面：一是要全面、客观地看问题，防止片面性和主观随意性。比如写作中常常需要分析经济形势，如果只看到成绩而看不到问题，就会使人们滋长盲目乐观情绪，影响今后的发展：反过来，如果只看到问题而看不到成绩，又会使人们丧失信心，同样会影响今后的发展。二是要辩证地看问题，纠正和防止“非此即彼”的思维方式。三是看问题要深刻，要善于透过现象看本质，防止被表面现象所迷惑。表现在公务文稿写作中，就是要把话说透，把问题点准，把带有规律性和根本性的东西揭示出来，而不能浮光掠影、流于表面。比如讲到某些干部工作作风不实，仅仅罗列“不实”的表现是不够的，仅仅从外部环境找原因也是不够的，而要从责任心、事业心和世界观方面抓要害、挖根源。四是要增强工作的预见性，要善于把握事物发展的规律和趋势，善于多角度、全方位地思考问题和提出见解，这对于写好文稿、当好助手和个人的成长，都是重要的和必要的。五是注重对实际问题的理性思考，要善于推理和判断，抓住事物的本质，从特殊中发现一般，从个性中抽出共性，从理性的高度提出解决问题的办法，防止就事论事、见子打子。比如：某些农村地区社会风气不好，封建迷信活动盛行，宗派活动屡禁不止，民事纠纷时有发生，计划生育、征收税费等项工作难以开展，基层组织缺乏凝聚力和号召力。产生这些问题，虽然各有各的原因，但必有一种带共性、根本性的原因在起作用，比如：思想政治工作薄弱，农村思想阵地失控，被愚昧、腐朽、落后的思想所占领。找准了这个原因，就可以牵一发而动全身，实行标本兼治，着重治本，通过强有力的思想政治工作提高农民的思想觉悟，从根本上把这些问题解决好。、多抄平时多留心，闲在不闲间如果没有平时的日积月累，储备不足，肚子里没货，一旦接到文稿任务，决不可能很好地满足工作要求。从这个意义上说，一篇讲话稿的写作，并不是从接受任务这一刻才开始的，此前的一系列日常工作都属于酝酿准备阶段，是必不可少的程序。对一个优秀的秘书而言，秘书工作辛苦，这是一个重要的体现。当然，从另一个角度说，秘书工作轻松，也体现于其中。因为平日花了功夫，关键时刻就能从容应对，显得清闲，反之，平时积累不够，面对文稿则会一筹莫展，折腾来折腾去，总写也不对路。平时的积累主要在于三个方面，一是阅文件报刊。广泛阅读文件报刊，有助于及时领会上级精神，学习外地经验做法，把握上情、了解外情。目前已步入网络时代，要学会利用网络拓宽视野、增长见识。要善于作笔记，把有价值的信息摘录下来，以备将来拿来为己所用。眼过千遍，不如手抄一遍。周总理讲：什么是灵感？灵感就是长期积累，偶然得之。长期抄、长期积累，就能达到偶然得之的境界，就能抄出灵感来。三是学会听会。要善于在听会中捕捉有价值的信息，记录下来，有些具有较大利用可能性的内容予以标注，以便需要时及时、迅速地查找。、多背时下，有些人不提倡背。这种看法偏颇。大凡有学问的人都背了一肚子、装了一脑子。常言道：熟读唐诗首，不会作诗也会吟。背是成才的阶梯，特别是语言贫乏的同志，更需要背。不注意背的人暂不敢断定没出息，但一般成不了大器。不背是懒人的一种借口。多背，大脑聪灵，知识、语言丰富。用起来自如，表述起来生动，肚子里才算有了货。如果不背不积累，你脑子里空空，缺兵少将，调遣就无从谈起，至少是不能得心应手。毛主席在年扩大的中央工作会议上，即席引用了司迁关于古人遭受磨难而立志的一段文字，这段古文长达多字。由此可见，伟人、领袖们的渊博知识也是背出来的，不背就记不起来，默写不出来。、多记好脑袋不如烂笔头。对讲话的闪光思想，闲谈中点滴启发、生活中的生动语言等，要随时扑捉，随时记录，久而久之，积少成多，大有裨益。鲜活的东西，往往存在于瞬间，不记就稍纵即逝。如果记下来，经常翻一翻，就忘不了。些好语言，关在屋里是想不出来的，听到了，就要赶快记下来。怎样记没有什么新鲜办法，就是要象鲁迅先生那样，兜里装个小本本，名曰《忽然听到》、《忽然想到》，随想随听随记。时间长了，小本本就成了积攒零金碎玉的小仓库、万宝囊。、多写句很有哲理的话：光看不写眼高手低，光写不看进步很慢。就是说，只看材料，不动笔去写，就会觉得别人弄的水平不行，可自己一弄，还不如人家。有个名记者介绍他成名的诀窍时只说了两个字多写，写是机关干部的基本功，我们常说这个机关干部不错，多是指他会写点东西。我们说这个人没啥道道。通常也觉得他笔杆子不硬。要具备写的基本功，一要敢于写。不要把写看得太神秘，不能有自卑感。万事开头难、敢写就不难。二要不停地写。写东西的同志有个共同的感受，一停笔就懒得动笔。休一个月假，再拿笔就打怵，望写生叹，因此要有点马不停蹄的精神，这也是拳不离手，曲不离口。三要马上写。对好的信息、线索，要趁热打铁，立马动笔，一放一拖就凉了，冲动少了，灵感也没了。四要逼着自己写从某种意义上讲，水平是逼出来、压出来的。要逼着自己坐下来，把笔拿起来，把第一行写出来。、多改如何改文章，这是一个难题，尤其是对于写作者自身来说，自己的文章要让自己看出问题来，并进行纠正，还真是不容易。笔者认为，在修改过程中，不妨从五看入手，静下来看一看，潜心揣摸，反复敲打。一看主题是否扣紧。离题万里，这稿子就是废稿。要先看文章大标题是否紧扣会议主题，再看各大标题下的小标题是否紧扣所属的大标题，层层围绕中心，文稿主题鲜明，这是最基本的要求。没有扣紧的，要通过增加过渡性语句等适当的方式予以补救。二看框架是否合理。审视一下，看有没有一个清晰的逻辑顺序，内容的安排有没有错位，文章整体结构有没有做到环环相扣、周密严谨。三看内容是否遗漏。阐述道理的，观点准不准、全不全，道理讲得透不透；讲举措的，办法够不够、实不实，措施有没有到位。四看重点是否突出。面面俱到的讲话，看起来八面玲珑，其实，由于平均着墨，难免如蜻蜓点水，让人不知所云。要着眼于增强讲话的针对性，本地实际工作中需解决的方面，一般性要求，甚至不提。必须注意的是，一定要有忍痛割爱的气度，即使是自己冥思苦想的所谓神来之笔，如果有可能因辞害意，也要毫不犹豫地舍弃。五看文句是否准确。检查一下有没有错别字，有没有语病，同时，还要看看哪些表述不太符合领导的语言风格。这个过程可以采用模拟演练的方法，即自己多念几遍，这样更能够发现问题。文章是改出来的。、多熬多熬，就是多熬夜。多熬是前边九多的前提。没有多熬作基础，也就没有前边讲的那九多。一个老老实实按部就班干活的同志，一天工作时间不超过四五个小时，而晚上从点半到点又是个半小时，晚上熬一熬，一天变两天，一年变两年。这是从时间上计算的。从效率上算，晚上比白天要高出一倍，这又是一年顶三年，如果不去熬正事，而热衷于搓麻将、打扑克、找饭局，下午点就琢磨晚上吃饭喝酒，第二天上班没精神干工作，这样一年就成了半年。时间一长，水平就两极分化了。老机关同志经常说，点以后睡觉熬出来的材料一般差不多，不行的材料大都是点以前睡觉了。无论做什么事，只有坚持经常，才能发现其中规律，得其真谛。各位同志，不妨熬上一年两年，品尝一下熬的艰辛，领略一下熬的。叙述语言要简明，切忌冗长繁琐。二是要多用短句，这样既便于说，又便于听，而且干脆有力，节奏感强。三是要流畅和谐，上口顺耳。四是要通俗易懂，应尽量口语化，多用群众语言，这样汇报起来显得自然、流畅。
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