⒈目的:
对质量体系文件和资料进行控制，确保使用的文件和资料为有效版本。
⒉范围:
适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制。
⒊职责:
3·1管理者代表组织"手册"和"程序文件"的编制、修订、管理工作，并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制。
3·2"手册"和"程序文件"由总经理批准。
3·3各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理。
3·4资料员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。
⒋工作程序:
4·1文件及资料的分类与编号
4·1·1文件和资料分为以下几类:
①质量手册；
②程序文件；
③外来文件；
④其他质量文件。
4·1·2文件和资料分为受控文件和非受控文件:
①公司内发放的质量手册为受控文件，由管理者代表批准发放到公司外部的为非受控文件；
②程序文件为受控文件；
③受控文件用红色"受控"及"归口部门代号"印章标记。
4·2文件的编写
4·2·1管理者代表负责编写《质量手册》各个章节，手册内容应相互协调，避免重复与漏写。
4·2·2管理者代表组织有关部门人员根据《质量手册》的要求编写程序文件。
4·2·3其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。
4·3文件的审批
4·3·1质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
4·3·2程序文件由主管相应要素的部门负责人审核，总经理批准。
4·3·3审批主要内容:
①内容是否符合QS-9000标准，职责是否明确、合理；
②各文件之间是否协调；
③与上级政策法规是否一致。
4·3·4部门业务范围的作业文件和第四层次质量文件由各部门负责人会签，管理者代表负责审批和控制。
4·4文件的发放
4·4·1质量手册与程序文件由总经理批准后的五天内发放，使用人在文件领用登记表上签字，受控文件必须加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章。
4·4·2质量手册和程序文件发放范围:
①总经理、管理者代表、副总经理；
②各部门负责人。
4·4·3外来文件（包括顾客的图纸、软件）由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门，文件原稿由资料员保管，文件作废后由资料员收回并填写销毁清单，报管理者代表批准后销毁。
4·4·4其他质量文件由文件制订部门根据文件内容发放给相关部门，领用人在文件领用登记表上签字。
4·4·5资料员编制和汇总公司质量体系文件和资料的有效版本清单，各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。
4·4·6如文件发生破损，由文件执行部门提出书面申请，由管理者代表批准后由资料员发放、收回破损的文件，并在备注栏中注明"更换"字样。
4·5文件的复审与更改
4·5·1质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审，每年复审一次。对不合适的文件应重新修订，对适用的文件在文件首页右上方"文件编号"处加盖红色"＊＊＊＊年确认"印章。年份用公元纪年表示。
4·5·2文件如在条文上需要更改，由原编制人员或管理者代表指定人员填写更改通知单，经原审批人员或经授权人员审批实施更改，并在手册／程序文件修改记录表（见附录A）上登记。
4·6文件的更换与作废
4·6·1文件如不适合公司发展的需要应重新修订或更换，管理者代表在新文件发布后5天内通知有关部门换用新文件。
4·6·2新版文件实施后，原文件自行作废，由资料员按原文件收／发登记表统一收回，并填写文件销毁清单，原版文件及一份复印件封存备查，并加盖红色"保留"印章。
4·7文件的管理
4·7·1文件经审核批准后，原版文件由资料员统一归档保存，并填写文件归档登记表。
4·7·2文件应妥善保管，防霉、防蛀，保管文件每年由管理者代表到文件持有部门检查一次并将检查结果纪录在《文件保管检查表》上，防止文件损坏。若有损坏应及时修补。
4·7·3文件原件一律不准外借，非本公司人员需借阅，由管理者代表审批后可借阅复制件，若需复制，应经总经理批准，并填写文件收／发登记表。任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。
⒌相关文件:
无。
⒍相关表单:
见清单。
文件编号 QS/TSB20501—2002 标题 质量体系文件和资料控制程序 版本 第一版 页码 第3页 共3页
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