物业公司档案资料管理规程

档案资料管理规程

1.0 档案资料管理规定

1.1 物业管理档案资料由物业总监负责监督管理，由物业管理各部门经理负责管理，各部门档案资料由物业管理各部门有关人员兼职负责文件存档、注记、保管等工作。

管理处：文员

保安部：内勤

工程部：调度

保洁部：主管

1.2 有关物业验收、图册、管理制度、合约、设备设施保养制度等档案集中存档，文件柜要求上锁，未经物业总监或物业管理各部门经理/主管许可，他人不得随意动用。。

1.3 管理处与各部门档案目录：一份随挡，一份保管人留用备查，一份交各部门经理，一份每季上报物业总监。

1.4 物业档案在上述有关人员调职、离任时应与接任者（或公司或管理处指定人）办理移交手续，按档案目录清点，经确认后方可离任。其他人员调职、离任时，各部门保管人应检查调职、离任者借阅物业档案情况，签署有关意见。

1.5 管理处档案重要原件存放在档案中不得随意使用，日常需经常使用部分应复印备份。

1.6 因工作需要借阅、复印档案资料的，需经物业总监或物业管理各部门经理/主管书面确认，如有违反规定的作泄密处理。

1.7 档案资料因保管不当而导致遗失泄密的，将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

2.0 保密规定

2.1 管理处内部资料、业主及用户单元所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约、特别条款，管理处及公司内部情况，业主及用户个人或其公司情况等均属工作保密范围。

2.2 因工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及用户联系电话、员工个人联系电话、地址等必须隐蔽放置，不得张贴，不得外泄。

2.3 管理处发布的各类通知通告(发给业主及用户、外协单位除外)，应限定时效，过时收回。

2.4 员工应具有维护他人隐私权利的法律意识，主动为公司及用户保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向管理处报告。

2.5 员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、用户或管理员工利益受不良侵害的，将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。



3.0 归档文件范围



部门 项 目 （文档名称） 资 料 内 容 存档要求 目录索引 管理处 管理规章制度 1. 物业管理业务工作手册 档案盒 按标题或文件名称设索引 2. 管理处日常工作规定 客户手册 1. 服务公约 档案盒 按标题或文件名称设索引 2. 装修指南 计划、总结、报告 1. 年度计划与报告 档案盒 按标题时间设目录索引 2. 月度计划与小结 3. 周计划与小结 4. 专题计划与总结 5. 报告(年度、月度) 会议记录 1. 管理处会议记录 档案盒 按标题或文件名称设索引 2. 专题协调会会议记录 通告、通知、对外文函报表 1. 通知、通用文函(送客户或协作单位) 档案盒 按标题或文件名称设索引 2. 对外文函报表(送政府相关部门) 员工管理 资 料 1. 员工任聘、岗别变动记录 档案盒 按部门名称或员工姓名设索引 2. 员工业绩考核及惩罚记录

工程部 装修资料 1. 二次装修申请表、装修责任书、批准书(复印件) 档案盒 设单元设

目录索引 2. 装修企业执照、资质证书、装修人员登记表(复印件) 3. 室内装修设计平面图(复印件) 4. 装修竣工图(复印件) 5. 消防审核意见(复印件) 6. 物业验收记录 维修资料 1. 报修记录 档案盒 设单元设

目录索引 2. 维修派工单 设备设施 管理资料 （包括消防） 1. 公共设备设施维修保养计划 按月装订成册按年存案 按名称 设索引 2. 公共设备设施维修保养记录 3. 机电设备运行、巡查记录 4. 分承包方档案 5. 公共设备设施台帐及更新记录 6. 主 要 部 位工 作 日 记 ， 交 接 班 记 录 ， 巡 视 记 录 及 人 员 进 出 记 录 保安部 治安消防交通 管理资料 1. 日常巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线 按月装订成册按年存案 按表单名 称设索引 2. 日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像光盘等 3. 搬入/出记录、突发事件处理记录 4. 车辆管理记录、车辆详细资料 5. 消防档案、安全检查记录 6. 分承包方档案 保洁部 绿化清洁 资 料 1. 清洁班检记录、清洁周检等记录 按月装订成册按年存案 按表单名

称设索引 2. 绿化工作记录、绿化周检等记录 3. 预防、消杀病虫害记录 4. 分承包方档案