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“我给你说说我是怎么整理衣柜的吧：首先，我会将衣柜里的东西全部取出来，随意地放在床上。然后，我会将散落在床上的衣物进行分类，比如，哪些是再也穿不了的衣服，哪些是秋冬季穿的衣服，哪些是最近就要穿的衣服，把它们在床上整理好。接下来，规划好衣柜的空间，哪个地方放内衣，哪个地方挂西服，哪个地方放运动衣，等等。然后按照这些规划，让所有要穿的衣物全部各就各位，不再穿的衣服和其它季节的衣服单独存储。不仅如此，还要每周对衣柜进行整理，看看是否有衣物没有放置好，或者是看看上周都穿了哪几件衣服，考虑下周想穿什么衣服。最后，在正确的场合穿合适的衣服。建立了良好的衣柜整理流程，再也不用临出门的时候把衣柜翻个底朝天了。” “听起来蛮有条理的，但我还是不明白，这和时间管理有什么关系？”小强问。 “其实这五个步骤对应着时间管理秘诀的五个水平流程：收集，处理，组织，回顾，行动。下面咱们详细地聊聊这五个水平流程。” 一、收集：清空衣柜（一）收集“为什么要收集呢？这五个步骤是必不可少的吗？”小强问。 “是的，无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这五个阶段：
收集这个环节是‘衣柜整理法’的第一步，它要我们收集‘一切引起我们注意的事情’。举个例子来说，你正在聚精会神地准备今天下午2点的会议资料，这是一件重要而且紧急的事情，这时王总突然给你打来电话，要你联系一下供货商，告诉他们支票会在下周一送去，你应该怎么处理呢？立即去做吗？不，先记录在一张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。这时候研发部的小王跑过来找你，让你提供新版本软件的用户使用调查报告，你应该怎么处理呢？立即去做吗？不，记录在刚才的那张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。突然，Outlook弹出一个对话框，收到了一封新邮件，怎么处理呢？立即去查看吗？不，先记录在那张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。刚工作了10分钟，我打来电话，要你在下周五之前拿出新产品的销售策略。挂了电话之后马上准备销售策略吗？不，先记录在那张纸上。20分钟之后，同事在MSN上问你哪天有空一起去打羽毛球，你回复他你在忙碌中，然后呢？马上考虑打羽毛球的事情吗？不，还是记录在那张纸上。又过了40分钟，孙会计过来将上个月的市场推广费用明细报表递给你。你在接到的时候马上研究一下报表吗？不，将它放在一边，同时在那张纸上做好记录。 如果你恰好这样度过了忙碌的3个小时的话，你的那张纸上应该和下面类似： 收集篮：
我们将这张纸叫做‘收集篮’，纸上写的东西叫‘材料’，将这个过程称为‘收集’。当然我这里为了说明原理，列举的都是最有代表性的事件，使用的是最朴素的工具。关于这些，我们一会儿再谈。” “按照我以前的处理方怎么样呢？”小强一边想着一边自语道。 “这个你应该比我更清楚，你可能会：
“被你这么一说，我还真够惨的。”小强说。 “工作其实就是赚钱的方式而已。我们赚钱还不是为了更好地生活？何必因为工作搞得人焦虑、亚健康那么惨呢？正如大卫艾伦（David Allen）所说，我们应该在工作时尽量追求一种‘心如止水’的境界。空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态，我们可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中，池塘中的水会有何种反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度作出相应的反应，然后又归于平静。池水既不会反应过激，也不会听之任之。我们在进入这种状态的时候会发觉时间过得很快，感觉自己能控制一切，完全没有紧张的感觉，要达到这种‘心如止水’的境界，需要不断地练习和优化‘衣柜整理法’。 记住，收集的关键是将“一切引起我们注意的东西’放在‘收集篮’里，在清空大脑的同时达到‘心如止水’的境界”。 （二）清空衣柜“心如止水’的境界……高，实在是高！”小强一边思考着一边赞叹。 “接下来聊聊收集工具的问题，用来做收集的工具其实蛮多的，有纸质的工具，也有数码的工具，比如： 实实在在的工作篮或者将桌面的某个区域制定为收集区，纸制的记事簿、便签、备忘录，电子备忘录，录音设备，电子邮件。 具体的工作篮：标准的塑料框、木制或金属编织框都是最常见的，用于存放纸制资料，如文件、资料、发票、请柬等。 书写用的纸张或记事簿：活页笔记本、螺旋装订记事本、速记本和标准白纸本，都可以出色地捕捉你的灵感。便笺的好处是可以贴在你的办公区域里，随时提醒自己，而备忘录和记事本可以用来做一些更系统的事情。 电子记事簿：现在的电子产品层出不穷，几乎所有的手机都支持便笺、行事历功能，但是如果你打算好好地管理时间的话，还是推荐你用功能强大的智能手机。 音频产品：目前，可以使用的产品包括电话应答机、语音信箱、录音设备——如数码录音机或者微型磁带录音机。这些设备都可以临时储存那些你需要记录或处理的音频信息，使用这样的工具最大的好处是可以毫不费力地收集你大脑里的想法，做到几乎完全同步，但是这需要有一个整理的步骤，因此在我们周围很少有人这样做。 电子邮件：如果你是通过电子邮件与世界的各个角落保持联系的，那么，你的计算机中就包含着一些临时区域，可以用于保留收到的信息和文件，以备日后浏览、阅读和处理。邮箱的管理也是一门大学问，如果能将自己的电子信箱整理得条理清晰，那你的工作也将如此。 关于工具的使用，我们还有下面几条军规： 1.收集工具越少越好。有些人喜欢用笔、纸收集，有些人喜欢用手机收集，有些人喜欢用Outlook收集，这都无可厚非，但是如果你既用笔、纸，又用手机，还用Outlook去收集的话，那就犯了大忌。我们要根据自己的情况去打造自己的收集系统，比如我一直以手机收集为主，搭配笔、纸进行收集。我的手机是全键盘的，录入起来很方便，不论是工作中，还是公交车上，或者是在朋友家里聊天，随时都可以记录下大脑中的想法。比如说，在工作的时候突然想到老婆让晚上回家买点面包，赶紧记在手机上，设置好下班后提醒自己，然后继续工作。这样我的大脑里虽然暂时因为这块小石头泛起了涟漪，但是很快大脑又恢复了正常工作状态。 2.保证5秒钟内拿出工具。灵感总是稍纵即逝，如果你在5秒钟之内还没办法取出你的工具，那你就需要考虑换一个收集工具。早晨一到办公室我就会拿出我的收集本，上面记录着昨天工作的完成情况，以及今天需要完成的工作。在简要浏览之后，将收集本放到右前方的位置，保证自己随手可及。然后在这一天内，将所有和工作相关的东西全部写在这个收集本上。下班后，再浏览一次今天的工作，将已经完成的从收集篮中删掉。合上收集篮之后，就可以带着轻松的心情回家了，呵呵。 3.定期清空这些工具。我可不想自己的收集本上密密麻麻写满了未竟事宜，我的目标是今日事今日毕。工作篮只是一个暂存器，我会在每周五的下午回顾一下我的收集篮，把里面不用的东西、已经完成的东西、交给别人做的东西全部清除掉，用一个空空如也的收集篮来迎接周末的到来。 小强这时候已经在按照老付说的做了，他一边听着老付亮出他的绝招，一边将他自己关于‘衣柜整理法’的一些迷惑和想法记录在星巴克提供的便签纸上。看老付已经将收集部分说得差不多了，这时候才开口道：“看来今后我也要随身带上‘收集篮’了，呵呵。怪不得老总身上总是带支笔，原来那就是他的收集篮啊，呵呵……” “这个你错了，咱们的老总是不会将收集器带在身上的。你可以注意观察一下，他身上只有笔，没有纸。知道什么原因吗？他那支笔是用来签字的，而不是用来做收集用的，呵呵，他的收集器是他的秘书小张，所有的东西都存放在小张那里。” “哦，原来这样，配不起秘书就只能用笔、纸了，呵呵。我还想问一下，我们收集了那么多乱七八糟的东西，该怎么处理呢？”小强问。 二、处理（一）为衣物分类“还是拿前面的例子来说吧，咱们把刚才的收集篮拿出来看看。” 收集篮
“嗯，收集篮里已经有一堆事情了，可是当时我们为了保持思绪的平静、注意力的集中，甚至还不知道他们究竟是一些什么事。在我们集中精力将下午2点的会议资料准备完毕之后，开始将注意力集中在收集篮上，我们需要在2分钟之内对收集篮里的任务打上‘可以执行’或者‘不能执行’的标签。” 收集篮
“我们处理收集篮的时候不是随意处理的，应该遵循下面几个原则： 处理收集篮的几大原则 1.从最上面一项开始处理。这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。‘处理’这个动词并不意味着‘花费时间’，它仅仅是指‘判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后相应地处理掉’。无论如何，你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。 2.一次只处理一件事情。这里仍然遵循‘脑袋里只装一件事’的原则，处理完一件事以后再去处理下一件。 3.永远不要再放回收集篮（被迫中断的事情除外）。当你第一次从收集篮中取出事情时，立刻判定它的实质以及处理方法，永远不要把它再次放回收集篮内，争取第一次就把它做到最好。 回到我们的例子上：
我们通常将不能执行的任务分为三类： 1.垃圾：这类事情千万别去做，它浪费时间，浪费生命。我一般在收集的时候就会将垃圾过滤掉，因此在我们的例子里，没有一件垃圾。 2.将来某时/也许：比如说‘哪天有空去打羽毛球’，这就是一件将来某时当某些条件成熟之后才会做的事情，这类事情多不胜数：4月份到山东旅游、整理办公室、去医院做鼻炎手术，等等。 3.参考资料：比如‘研究上个月市场推广费用明细报表’，会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情，或许今后的某个时候会用得上，对待这类事情的正确方法是分类归档。” （二）处理：为衣物分类收集篮
可以执行的事情我们分为五类： 1.2分钟之内能搞定的事：打一个电话是2分钟可以解决的事情，对于这样的事，我们采取的行动应该是——立即去做。 2.需要多个步骤搞定的项目：工作中遇到的大部分任务都是需要我们进行分解之后才能执行的，例如‘周五之前拿出新产品的销售策略’，你可以立即去做吗？不行，因为你还不知道该怎么去做。 3.指派给别人完成的事：这类事情是我们最喜欢的，因为我们可以方便地把这只猴子甩到别人身上，比如‘提供新版本软件的用户使用报告’，你可以打电话给小李，说明这件事情，并且告诉他，下周三之前必须完成。 4.特定时间做的事：这些事就是我们写在行事历里的事情，一方面可能来自于那些需要多个步骤才能搞定的事情，因为你需要今天做一些，明天再做一些。另一方面有些事情是需要在特定的时间或者环境才能完成的，比如下周三督促小李提交用户使用报告。 5.待办事项：这些就是剩下的普通任务了，比如例子中的‘查看邮箱’，对于这些事情，有空的时候就立即搞定它。现在的收集篮看起来应该是这个样子。” 收集篮
“上面提到了‘2分钟任务’，这是一个非常有趣的原则：如果是2分钟之内能够做完的事情，那就请‘立即去做’。 比如发一封E-mail、打扫办公室卫生、整理桌面、给某人一个电话，等等。有些人觉得2分钟就能做完的事情太简单，任何时候想做都可以做，但是往往拖了又拖，到一天终了的时候又抱怨‘事好多，真烦人’。不信你可以自己做实验。‘2分钟原则’是专门对付这些‘烦琐小事’的。 一般情况下2分钟可以使人放松，又不会丢失思路。这里说了是“一般情况”，也就是说这不是一个绝对值，就像人的体温一样，都是有差异的，不必强求。你可以是2分钟，也可以是1分钟，甚至30秒。如果真的超出预计的话，需要分情况去考虑。还是举例来说吧，如果你本来计划要打2分钟电话，但是现在却超过了，那么是不是要继续呢？当然要！如果你计划用2分钟给老板汇报工作，但很不幸，汇报时老板又要跟你谈另外一个问题，那是不是要继续呢？当然要！ 你可能会说：‘咱们不是提倡集中100%的精力去做当前的事情吗？不是要尽量避免裂痕时间吗？为什么我们要被2分钟原则打断呢？’理由是，如果此时不打断，那么以后会损失更多。举个例子：你正在集中精力写市场报告的时候，老婆一通电话进来说：“老公，咱家水管坏了，找物业修理好吗？”虽然很想说：‘你怎么不自己打！’但是显然，这时候如果停下来用2分钟的时间联系物业，说明问题，约好维修时间，再回到刚才的工作中是一件相对比较简单的事情，思路应该不会完全丢失，就当做休息了。相反，如果这时候你不立即去做的话，那你需要打开收集工具，把这件事情放入你的时间管理系统，做好提醒，以及去做这件事。这样一来花费的时间可能是直接去做的好几倍，得不偿失。好，到此为止。‘处理’环节我先说这么多，就靠你自己去实践了。” “等等，老付，我觉得第一个环节，也就是‘收集’环节，是很容易实现的，自己平时也在做类似的事，只不过做得不够彻底，没有意识到将‘一切引起我们注意的事情’都从大脑中收集下来的重要性，所以自己经常会感觉到手忙脚乱，这一点我是理解的。但是‘处理’环节我觉得有些烦琐，要在收集篮里先写下是否可以执行，然后还需要对可执行的事情进行分类。有什么简单的方法吗？”小强认真地听完了老付的讲解，指着桌上老付画的表格说。 “哦，是这样的，我可能没有解释清楚，判断是否可以执行，以及对可执行的事情进行分类是在脑袋里进行的工作，不需要写在收集篮里。还记得我前面说过，大脑是用来做分析和创造性思考的，那些需要保存的东西才是写在纸上的。所以，到目前为止我们手上也只有一个收集篮而已，其他的，经大脑迅速处理后将会被写到其他清单，包括将来某时/也许清单，待办事项清单，项目清单等，这个后面我还会说到。 当我提及一个‘清单’时，请注意，我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种： 1.一个文件夹：包括一些各自独立的记录，记录着同属于一个范畴的事物。 2.在一张有标题的纸上列出的真实的目录 3.一个软件程序或者电子记事本中的详细目录：比如Outlook软件中的任务模块或者一个掌上电脑中的清单功能。 一张有标题的纸可以当做：‘收集篮’、‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’。而‘项目清单’则一般用文件夹将与这个项目相关的资料保存在一起。” “哦，明白了。”小强很满意地说。 文章版权信息
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